Aktualizacje z 2024 r. ORCIDPolityka prywatności

Konserwacja ORCID Zaufany i godny zaufania

Niedawno opublikowaliśmy aktualizacje naszej Polityki prywatności na rok 2024.

Prywatność jest i zawsze była podstawową kwestią ORCID. Znajduje to odzwierciedlenie w naszej fundacji zasady i wartości, w naszym Priorytety strategiczne, jak również w naszych codziennych działaniach. Niezależnie od tego, czy jesteś ORCID rekordzistą, uczestnikiem jednego z naszych wydarzeń, przedstawicielem jednej z naszych Organizacji Członkowskich lub kombinacją powyższych, chcemy mieć pewność, że jasno rozumiemy, w jaki sposób i dlaczego zbieramy i wykorzystujemy Twoje dane osobowe.

Nadążanie za znaczącymi globalnymi zmianami w regulacjach dotyczących prywatności

ORCID regularnie sprawdza, w jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe, aby mieć pewność, że nasze metody pracy są zgodne z naszymi zasadami i praktykami opisanymi w ORCID Program zaufania, a także wypełnianie naszych zobowiązań prawnych. Chociaż ORCID Polityka prywatności była regularnie aktualizowana od czasu jej pierwszego opracowania w 2012 r., zmiany były głównie przyrostowe; polityka nigdy nie przeszła gruntownego przeglądu aż do teraz. Podczas gdy nasze podstawowe działania w zakresie przetwarzania danych osobowych nie zmieniły się znacząco w tym czasie, zmieniło się kilka rzeczy: nastąpiła znacząca ewolucja w przepisach dotyczących ochrony danych, zakres naszego przetwarzania danych osobowych rozszerzył się poza ORCID Rejestr i podejścia do przedstawiania praktyk prywatności w sposób jasny i zrozumiały również ewoluowały. Te zmiany, wraz z mianowaniem ORCIDpierwszego dedykowanego Inspektora Ochrony Danych pod koniec 2023 r. oznacza, że ​​nadszedł dobry moment, aby się upewnić ORCIDPolityka prywatności nie tylko spełnia nasze zobowiązania prawne, ale także, dzięki gruntownemu przeformułowaniu, odzwierciedla aktualne najlepsze praktyki w zakresie udostępniania informacji o prywatności.

Nasz proces rewizji obejmował intensywną refleksję i analizę

Udoskonalenie naszej Polityki prywatności było starannie przemyślanym procesem, w który zaangażowani byli członkowie każdego zespołu w całym kraju. ORCID's staff. Zaczęliśmy od porównania informacji w naszej Polityce z 2021 r. z zastosowaniami danych osobowych wymienionymi w naszym ROPA (Rejestrach działań przetwarzania), utworzonym w ramach projektu przeglądu ochrony danych z 2022 r. i innej wewnętrznej dokumentacji. 

Przeanalizowaliśmy również wymogi ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (RODO), a także wymogi przejrzystości zawarte w innych krajowych przepisach dotyczących ochrony danych, które mogą mieć wpływ ORCID i naszej społeczności. Na koniec przeprowadziliśmy ankietę dotyczącą polityk prywatności opublikowanych przez szereg innych organizacji w różnych sektorach i krajach, gromadząc przykłady dobrych praktyk i generując nowe pomysły na to, jak najlepiej przedstawić naszą nową Politykę pod względem przejrzystości, układu i treści. 

Chcemy ORCIDPolityka prywatności, aby była łatwiejsza do zrozumienia

Z natury, polityki prywatności są suchymi, bogatymi w informacje dokumentami, które rzadko kogokolwiek angażują. Jest wiele informacji do przekazania i różne zobowiązania prawne do spełnienia, ale spełniają ważny cel, a nasza polityka prywatności jest jednym ze sposobów, w jaki demonstrujemy nasze Wartość otwartościAby zapewnić jak najszersze grono czytelników, chcieliśmy ORCIDPolityka prywatności ma być napisana w sposób łatwy do odczytania i zrozumienia oraz logicznie ustrukturyzowana, aby ułatwić nawigację. Ważne jest dla nas, aby osoby czytające politykę mogły szybko zrozumieć swoje prawa i nasze podejście do ochrony danych, dlatego w nowej wersji nadaliśmy tym informacjom większe znaczenie. 

Podczas przeglądu ustaliliśmy, że niektóre informacje zawarte w naszej polityce z 2021 r. powinny znajdować się w innych częściach ORCID strona internetowa. Aby poprawić przejrzystość i skrócić długość polityki, przenieśliśmy szczegółowe informacje „jak to zrobić” dotyczące ustawień prywatności z polityki do naszej strony pomocy, gdzie ludzie mogą łatwiej znaleźć tego typu wskazówki. Przenieśliśmy również informacje o tym, jak postępujemy z dokumentami osób zmarłych tutaj. 

Zapewnianie kompleksowych praw ochrony danych, niezależnie od lokalizacji

Jednym z obszarów, w którym dokonaliśmy znaczących zmian, jest prezentacja informacji o prawach ochrony danych osobowych. Zdajemy sobie sprawę, że chociaż ORCID jest organizacją z siedzibą w USA, mamy globalną społeczność użytkowników i członków, a nasi interesariusze w różnych krajach oczekują konkretnych informacji. Chcieliśmy, aby było to jak najbardziej jasne, aby nasi interesariusze mieli pewność, jak podchodzimy do naszych obowiązków ochrony danych na całym świecie.  

Nowa Polityka potwierdza nasze stanowisko, że w miarę możliwości rozszerzymy prawa podmiotu danych zawarte w RODO na wszystkich, których dane przetwarzamy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Inne przepisy dotyczące prywatności często obejmują podobne prawa, ale mogą nie być tak obszerne, jak te zawarte w RODO. Jako organizacja z siedzibą w USA dodaliśmy również kilka praw unikalnych dla powstających przepisów dotyczących prywatności w różnych stanach USA. Podejmując takie podejście, dążymy do spełnienia najwyższego poziomu praw prywatności dla wszystkich posiadaczy rekordów i innych interesariuszy na całym świecie.

Kompleksowe omówienie wszystkich naszych danych osobowych

Chociaż nasza Polityka z 2021 r. zawierała już szczegółowe wyjaśnienia dotyczące sposobu wykorzystywania przez nas danych osobowych w ORCID Rejestr i strony internetowe nie obejmowały sposobu, w jaki wykorzystujemy dane osobowe w związku z prośbami o pomoc, listami mailingowymi, administracją członkostwa, wnioskami o dotacje ani ORCID wydarzenia i kanały zaangażowania społeczności — usługi, które zostały dodane lub rozszerzone od czasu opracowania pierwotnej polityki. Są one teraz uwzględnione w zmienionej wersji, ustrukturyzowane zgodnie z różnymi scenariuszami wykorzystania danych w sekcji 6 (Dane, których używamy i dlaczego ich używamy), dzięki czemu czytelnik może szybko zobaczyć, co jest dla niego istotne, a co nie, w zależności od jego relacji z ORCID. Wraz z Sekcją 5 (Jak i kiedy zbieramy Twoje dane) opisujemy teraz wszystkie sposoby, w jakie zbieramy i wykorzystujemy dane osobowe podczas świadczenia naszych usług, oraz dlaczego potrzebujemy konkretnych informacji w każdym z tych przypadków.

Nasze praktyki dotyczące prywatności nie uległy zmianie

Chociaż struktura naszej polityki prywatności jest teraz nieco inna, prawie wszystkie informacje zawarte w Polityce z 2021 r. są albo zawarte w nowej wersji, albo zostały przeniesione na nową stronę pomocy Ustawienia prywatności. Nie zmieniliśmy żadnych z naszych podstawowych praktyk prywatności w ramach tego przepisania. Dla ułatwienia porównania przeprowadziliśmy porównanie wiersz po wierszu między obiema Politykami — tabela w załączonym dokumencie podsumowuje wprowadzone zmiany.    

ORCIDProces przeglądu Polityki prywatności obejmuje interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych

Przed publikacją nasza nowa Polityka prywatności została dokładnie przejrzana przez szereg różnych interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych: ORCID zespół zarządzający, nasza Rada Dyrektorów, wyspecjalizowany zewnętrzny doradca ds. prywatności; oraz ORCIDradcy prawnego. Został on również oceniony przez TrustArc, naszego zewnętrznego dostawcę certyfikacji prywatności, który certyfikuje ORCIDochrony danych w ramach programu TRUSTe Verified International Privacy każdego roku. W tym roku otrzymaliśmy ponowną certyfikację w ramach nowej polityki i w konsekwencji potwierdzenie, że spełnia ona standardy przejrzystości określone w ramach ochrony danych UE–USA (nawet jeśli jako organizacja non-profit formalnie nie kwalifikujemy się do uczestnictwa w tym programie). 

Zapraszamy do zapoznania się z naszą zaktualizowaną wersją Polityka prywatności i dowiedz się o swoich prawach w zakresie ochrony danych jako ORCID interesariusz. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące ORCIDJeśli chcesz poznać politykę prywatności firmy lub te zmiany, daj nam znać, wysyłając wiadomość e-mail [email chroniony]. 

Dziękujemy za nieustające zaufanie ORCID!