オープン オフィス アワー: バーチャル オフィスの専門知識を共有する

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そこで、ここで私たちは家に座って、お気に入りのWeb会議システムを介して互いに話し合い、子供やペット、および/または帯域幅を共同管理しようとしています。 私のXNUMX代の子供たちは、彼らの世代は今では ズーマー。 私は、常に会議に参加していること、そしてこれがオフィスに行って直接会うよりもどれほど疲れているかについて、ソーシャルメディアプラットフォームに関するコメントを見てきました。 また、隔離室にいるような社会的距離感について話している人もいます。 人間は社会的な動物であり（私たちでさえほとんど内向的です）、多くの人にとってこれは拷問のように感じます。

COVID-19の社会的孤立の側面は誰にとっても新しいものですが、 ORCID 私たちの最初からバーチャルオフィスで運営されています。

2010年に設立され、 ORCID セントラルオフィス、ビル、またはその他の物理的な共有スペースはありませんでした。 私たちは完全に仮想化されたオフィスの初期のパイオニアのXNUMX人でした。 住所にはバーチャルオフィスサービスを使用していますが、これは通りの名前から（一部）選択したものです。 約XNUMX年後、取締役会は、いつ建物に投資するかをスタッフに尋ねることをやめました。 彼らは、組織がなくても組織を運営することは完全に可能であることに気づきました。 私たちは、世界中のどこからでも最高の人材を採用し、彼らが住んでいるコミュニティと関わり、スタッフがより簡単に生活を管理できるようにするための柔軟な就業日を提供することができます。 仮想であることは私たちの回復力を高めます。

では、どうすればよいのでしょうか。

私たちは敏捷性の原則に従って生きています。 非営利団体として、私たちの使命、価値観、原則が私たちの仕事を導きます。 シナリオプランニングを実施してコア戦略を確立し、それを使用して年間目標を設定しました。 私たちはシンクロニシティとシンクロニシティを受け入れます。 透過的なコラボレーションを可能にする点でも優れたオンラインツールを使用しています。 私たちはお互いを信頼して、いつでもどこでも仕事をこなしてくれます。 私たちは自分たちのコミュニティを深く気にかけており、質問をしたり、計画を共有したり、コミュニティとオープンに進歩したりする必要があることを知っています。

新しい人が参加したとき ORCID チームは、ラップトップを送付し、すべてのオンラインツール環境にセットアップして、使命と目標を確認します。 ほとんどの人は、テクノロジーの観点から、37週間以内に行く準備ができています。 それぞれの場所に独自の雇用規制、税金、休暇日、年金などがあるため、Harderは給与に乗り込んでいます。現在、15か国といくつかの米国の州でXNUMX人のスタッフが働いており、それぞれに特定の雇用規制があります。

ツールの選び方は？ 私たちが達成する必要があることに基づいています。 ここでは、これは活動と緊急性によって分類されています。

アイデアと決定

同期会議を使用して、社内（毎週）と社外のワーキンググループ（毎月）および分科会（四半期）の両方でアイデアについて話し合い、意思決定を行います。 Zoom、Googleハングアウト、Skype、Slack、GoToMeetingなどのさまざまなオンライン会議ツールを使用しています。 私たちは、会議の明確な議題を持ち、議題にリンクされた資料を準備するように注意しています。 メモやアクションアイテムを取り、進捗状況を監視します。 同期会議は重要ですが、会議にすべての時間を費やすことはできません。 決定に対して行動を起こすには時間が必要です。

材料とコード

さまざまなプラットフォームを使用して、同期会議の資料を開発し、Google DocsやGithubなどのアクションアイテムをフォローアップします。これらは、DropBox、Drupal、WordPress、Figshareなどのコンテンツ管理およびコラボレーションツールで補強されています。 この作業を行うために、会議や電子メールへの返信ではなく、2〜4時間の時間枠を確保します。 反応するのではなく考える時間。 より長い集中力を必要とする仕事をして一日を始めるのが好きな人もいれば、そのように一日を終えるのが好きな人もいます。 いずれにせよ、この保護された時間は、計画に必要なより深い思考を可能にします。

プロジェクトと進捗状況

コラボレーションはの基盤となる価値です ORCID。 Trello、Salesforce、Quickbooksを使用して、プロジェクトを管理し、進捗状況を追跡します。 私たちは、コアチームの責任を定義および改善し、チーム内およびチーム間の合意を明確にすることに時間を費やしています。 チームとプロジェクトのTrelloボードを使用して、作業を整理し、タイムラインを明確にし、タスクを共有し、プロジェクトの完了を支援できる組織内および組織全体の@人を使用します。 よりきめ細かく高速な通信のために、Slackを使用しています。 統計を毎週共有し、進捗状況と長期的な傾向をより適切に視覚化するために、今年は分析機能を展開しています。

価値観と文化

チームごとに動作が異なり、使用するツールとその展開方法に敏捷性と創造性を持たせることができます。 さらに、多くの国や文化、タイムゾーンからの人々がいます。 私たちは多様であり、包括的でなければなりません。 私たちが効果的に協力するのを助けるには、私たち以上のものが必要です ミッション。 それには信頼と透明性が必要です。 私たちが成長するにつれて、私たちは自分たちの価値観を探求することに多くの時間を費やしてきました。 最近、 職場での尊厳 ポリシー。 私たちは、各チームに毎年価値を持たせることで価値を掘り下げます。スタッフの年間業績目標には、私たちの仕事がチームの価値をどのようにサポートするかが含まれます。 今年、チームは中核的な責任を強化するための憲章を作成しています。 これを行うのは、私たちがどのように作業するかが、少なくとも私たちが作業することにおいて同じくらい重要だからです。

コラボレーションツールボックス