L'Università di Liverpool, fondata nel 1881, è una prestigiosa istituzione ad alta intensità di ricerca situata a Liverpool, nel Regno Unito. Rinomata per il suo impegno verso l'eccellenza accademica, l'università offre vari programmi universitari e post-laurea. Con una ricca storia, una vivace vita universitaria e una prospettiva globale, promuove l'innovazione e il successo accademico. Con una comunità globale diversificata di oltre 27,000 studenti, impiega oltre 4,000 dipendenti, inclusi professionisti accademici e non accademici dedicati a fornire un ambiente di apprendimento favorevole.
L'Università di Liverpool divenne un ORCID membro nell'ottobre 2015 come parte del nostro consorzio britannico guidato da Jisc. L'Università ha aggiunto il Affiliation Manager fornire dati accurati di affiliazione ai propri ricercatori ORCID record. Come con qualsiasi ORCID organizzazione membro, l'Università di Liverpool è in una posizione unica per aggiungere informazioni convalidate sull'affiliazione dei propri ricercatori ai propri ORCID record. E così facendo, i nostri membri lavorano insieme come una comunità globale distribuita di contributori di dati convalidati per migliorare l’affidabilità e l’integrità del record accademico nel suo insieme.
Recentemente abbiamo avuto la possibilità di intervistare Mareike Wehner, responsabile delle metriche delle pubblicazioni di ricerca presso l'Università di Liverpool, su come hanno sfruttato le risorse esistenti ORCID adozione tra i suoi ricercatori e ha utilizzato il file Affiliation Manager—uno strumento di integrazione che non richiede competenze tecniche, disponibile esclusivamente per membri del consorzio—per garantire che siano attribuiti correttamente e che la loro ricerca sia adeguatamente riconosciuta e visibile. La loro integrazione è un buon esempio recente di come le organizzazioni possono utilizzare Identificatori persistenti (PID) in modo complementare, nel loro caso, utilizzando ROR, l'identificatore del registro degli organismi di ricerca, per aiutare a chiarire le ambiguità dell'attribuzione di affiliazione.
Puoi descrivere il tipo di affiliazioni che stai aggiungendo al ORCID registro utilizzando il Affiliation Manager?
All'Università di Liverpool, siamo consapevoli che molti membri del personale e studenti di ricerca post-laurea (PGR) coinvolti nella ricerca sono già iscritti per un ORCID id. In questa fase non sappiamo davvero cosa non sappiamo. Ad esempio, potrebbero esserci alcuni ricercatori che potrebbero accidentalmente non essere affiliati correttamente all'Università di Liverpool e quindi non figurare in alcuni rapporti.
Lo scopo di introdurre il Affiliation Manager era quello di assicurarsi che il personale / gli studenti che avevano un ORCID iD sono correttamente affiliati alla nostra istituzione, sia per la facilità e l'accuratezza di eseguire rapporti in futuro, sia per incoraggiare coloro che non hanno ancora un ORCID iD iscriversi. Nella spinta effettiva, abbiamo incluso le informazioni ROR per facilitare l'attribuzione dell'affiliazione.
In futuro speriamo di avvalerci di altre integrazioni. ORCID suggerisce di poter includere pubblicazioni per i ricercatori che hanno concesso l'accesso, il che si collegherebbe perfettamente al nostro CRIS (Current Research Information System). Ciò necessita di ulteriori approfondimenti da parte nostra; la rivendicazione dei profili per la nostra istituzione è l'obiettivo iniziale.
Perché hai deciso di utilizzare il Affiliation Manager? Qual è il tuo caso d'uso?
ORCID essendo un'organizzazione gratuita e senza scopo di lucro, l'iscrizione a un iD essendo molto semplice, e il fatto che sia i finanziatori che gli editori non solo raccomandano ma talvolta richiedono l'autenticazione ORCID Gli iD nei loro sistemi ci hanno fatto desiderare di coinvolgerci maggiormente come istituzione. Un caso ha scatenato il dibattito in particolare: un ricercatore di Liverpool ha pubblicato un articolo, ma a causa della sua posizione onoraria presso un'altra istituzione (e detta istituzione utilizzava il Affiliation Manager per reclamare il proprio account) la pubblicazione specifica era elencata solo sotto l'affiliazione dell'altra istituzione e non del Liverpool. Per essere chiari: non intendiamo spingere i ricercatori avanti e indietro, ma piuttosto che le pubblicazioni siano attribuite correttamente lasciando al ricercatore la scelta se concedere o meno il permesso. Se non altro, è un ottimo suggerimento per tutti coloro che hanno un file ORCID profilo per effettuare il check-in con le impostazioni correnti.
Ispirato da questo caso, la possibilità di poter trovare e assimilare dati già disponibili ma che attualmente vanno persi a causa di errate attribuzioni di affiliazioni è stata una grande motivazione. Abbiamo deciso di includere non solo il personale di ricerca e quello docente e di ricerca, ma anche gli studenti della PGR, poiché anch'essi sono coinvolti nella ricerca. Abituarsi a utilizzare profili simili ORCID fin dall’inizio può solo contribuire a ridurre gli oneri amministrativi. Per le iniziative future, miriamo a indagare anche su altri tipi di contratti.
Dati accurati svolgono ovviamente un ruolo chiave nella pianificazione strategica e garantiscono che l'istituzione sia a conoscenza dei brillanti risultati del nostro personale e degli studenti impegnati nella ricerca. IL Affiliation Manager, e con esso le sue notifiche (o come le chiamavamo noi, “inviti di affiliazione”), sembrava uno strumento abbastanza semplice per fare grandi passi verso questo riconoscimento e consapevolezza a causa di ORCIDil supporto di e le risorse disponibili, nonché un semplice processo di invio delle notifiche stesse, cosa che abbiamo fatto tramite il ORCID sistema anziché manualmente tramite una stampa unione.
Qual è stato il processo di raccolta dei dati? Come lo hai coordinato internamente? Qual è la tua fonte di dati?
Il progetto è stato guidato da un piccolo team all'interno del team di Open Research della biblioteca, che si è rivolto ad altri soggetti interessati come marketing, pianificazione strategica/business intelligence, risorse umane e, ovviamente, ricercatori come e quando necessario. Un piccolo team centrale ha reso semplice il coordinamento delle diverse fasi, dalla raccolta dei dati iniziali, alla strategia di comunicazione, alla sensibilizzazione e alla spinta finale.
Con l’aiuto del team delle risorse umane di Liverpool, è stato raccolto un elenco di tutto il personale di ricerca, del personale docente e di ricerca e degli studenti PGR (poco più di 7,000 contatti). Il foglio di calcolo includeva anche le informazioni elencate nel file Affiliation Manager Guida avere fin dall’inizio un set di dati quanto più completo possibile. Questo è stato qualcosa che il team delle risorse umane è stato in grado di fornire.
Abbiamo trovato molto utile che gli indirizzi email per la notifica non dovessero essere gli stessi di un ORCID il profilo potrebbe essere già configurato con. Ottenere tali informazioni sarebbe stato quasi impossibile, ma creare un elenco di tutto il personale/studenti interessati è stato semplice.
Hai incontrato difficoltà durante l'utilizzo dello strumento? Come li hai superati?
I Affiliation Manager stesso ha un'interfaccia molto semplice con solo pochi pulsanti, il che significa pochissime possibilità di sbagliare qualcosa. L'unico problema che si è verificato è stato durante un test e anche nel caricamento completo iniziale quando il CSV non è stato accettato così com'era e ha generato errori nel campo "identificatore-organizzazione-disambiguato" (ad esempio ROR). IL ORCID il team è stato molto utile e ha risolto il problema tempestivamente, poiché non siamo riusciti a identificare l'errore da parte nostra.
In qualche modo, è stata creata una riga o una colonna vuota durante il salvataggio da Microsoft Excel in CSV, quindi è qualcosa che dovrebbe essere testato in anticipo per evitare problemi nel giorno programmato (vedere i consigli più avanti). Abbiamo molto apprezzato il ORCID l’aiuto immediato del team!
Cosa ha funzionato durante la comunicazione con i ricercatori? Quali intuizioni hai acquisito o lezioni hai imparato?
Per la strategia di comunicazione abbiamo optato per un approccio su più fronti:
- Newsletter per tutto il personale
- Tutte le notizie sulla intranet del personale
- Newsletter di Facoltà/Dipartimento
- Notiziario della Biblioteca
- Post del blog della biblioteca
- social media
- Schermi digitali nel campus
- Pagine web dedicate ai profili dei ricercatori
- E-mail diretta a tutto il personale/studenti interessati per informarli della notifica
Tutte le comunicazioni, ad eccezione degli schermi digitali nel campus e delle pagine web sui profili dei ricercatori, riguardano direttamente e solo il progetto di affiliazione. Naturalmente, per chi non lo conoscesse, sono state incluse brevi osservazioni sul cosa e sul perché ORCID. Gli schermi, tuttavia, mostravano un grafico che incoraggiava chiunque fosse coinvolto nella ricerca a registrarsi per un ORCID iD in primo luogo, mentre le pagine web vanno in maggiori dettagli sui profili dei ricercatori in genere (non solo ORCID ID). Quest'ultima è una grande risorsa a cui indirizzare sia il personale e gli studenti coinvolti nella ricerca, sia il personale amministrativo, al fine di comprendere meglio le connessioni. Questa parte della strategia di comunicazione svolge un ruolo in un'iniziativa a lungo termine che sensibilizza i ricercatori ORCID se non lo sono già, e se ne è accorto non solo durante il loro inserimento, ma durante tutta la loro permanenza al Liverpool. L’obiettivo è assicurarsi che i ricercatori abbiano familiarità con ORCID e altri profili di ricercatori e possono sfruttarli al massimo delle loro potenzialità.
La lezione principale appresa è stata quella di parlare con quante più persone possibili provenienti da dipartimenti diversi. Grazie a questi colleghi, lungo il percorso sono stati aggiunti elementi alla strategia di comunicazione e sono stati resi accessibili nuovi percorsi e possibilità (ad esempio schermi digitali nel campus). L'impegno e l'aiuto offerti sono stati encomiabili.
Come pensi di continuare a utilizzare lo strumento? Stai pianificando aggiornamenti regolari?
SÌ. Il nostro piano è ricevere elenchi aggiornati delle risorse umane ogni tre mesi e caricare un nuovo CSV nel file Affiliation Manager. Le notifiche verranno quindi inviate ai contatti in sospeso dai push precedenti, nonché al nuovo personale e agli studenti forniti negli elenchi.
Hai qualche consiglio che vorresti condividere con altri membri che intendono utilizzare lo strumento?
Assicurarsi di avere tutto in ordine prima di iniziare con le comunicazioni si è rivelato efficace. Ciò significava che una volta che sapevamo di avere tutto pronto, potevamo fissare con sicurezza le date, comunicarle e muoverci rapidamente.
È stato utile anche caricare un file di prova. In questo modo, abbiamo potuto riprodurre l'esatto processo con un solo membro del team che riceveva le notifiche per sapere esattamente come appariva l'interfaccia e come sarebbe cambiata dal punto di vista dell'utente, ma anche all'interno del Affiliation Managere come apparirebbero i report. I rapporti saranno preziosi per monitorare la qualità ORCID verrà adottato internamente in futuro.
Poiché abbiamo optato per l'invio delle notifiche tramite lo strumento anziché tramite una stampa unione, abbiamo deciso che sarebbe stato utile inviare un'e-mail un giorno prima della spinta per "avvisare" il personale e gli studenti. Il dominio è stato contrassegnato in anticipo come locale, ma ci ha dato l'opportunità di dichiarare che era possibile fare clic in modo sicuro sul collegamento contenuto nella prossima e-mail, cosa aspettarci e quali vantaggi avrebbe comportato la concessione dell'autorizzazione. Sebbene ciò significasse gestire i refusi e le notifiche di assenza dall'ufficio, in realtà ha aiutato ad aggiornare una serie di indirizzi e-mail in cui le notifiche di assenza dall'ufficio informavano che un'e-mail diversa sarebbe stata più adatta. Vale la pena considerarlo come un ulteriore passo avanti se le risorse sono disponibili.
Qual è il punto chiave che vuoi condividere sulla tua esperienza?
Il punto chiave è che il Affiliation Manager il progetto non è stato utile solo per i risultati diretti del collegamento con più ricercatori che già dispongono di un servizio ORCID iD, ha anche innescato molte conversazioni e connessioni all'interno di team e progetti esistenti, aumentando quindi la consapevolezza sui profili dei ricercatori in generale.
Ci auguriamo che questa scintilla possa tradursi in una maggiore visibilità, con il personale dei ricercatori e gli studenti che apprendono i vantaggi e l'applicazione dei profili di ricercatore durante tutta la loro carriera e, in molti casi, fin dall'inizio. Si spera che fornire le conoscenze in modo coerente e accessibile, nonché introdurre i contatti che sono lì per assistere, ci avvicini all’obiettivo di ridurre il carico amministrativo per il personale e gli studenti nel lungo termine.
Contributore
Mareike Wehner
Mareike Wehner (lei/lei) è responsabile della metrica delle pubblicazioni di ricerca presso le biblioteche, i musei e le gallerie dell'Università di Liverpool, nel Regno Unito. Il suo ruolo si concentra su iniziative a livello universitario volte a promuovere la consapevolezza sull'uso responsabile delle metriche e sui modi in cui i profili dei ricercatori possono aiutare il personale e gli studenti coinvolti nella ricerca a mantenere organizzate le proprie attività di ricerca. In precedenza ha lavorato nel settore dell'editoria accademica nella gestione dei prodotti digitali.