In questa serie di blog intervistiamo membri di vari ORCID consorzi di tutto il mondo per vedere come stanno utilizzando e beneficiando del Affiliation Manager attrezzo. Questo strumento è disponibile solo per ORCID membri di consorzi e ha una serie di diversi casi d'uso che evidenzieremo in questa serie. Se hai un caso di studio che vorresti includere in questa serie, contatta Paloma Marín-Arraiza, il nostro responsabile per i consorzi globali all'indirizzo p.arraiza@orcid.org.
La Vinnytsia National Agrarian University (VNAU), situata a Vinnytsia, in Ucraina, è un'importante istituzione educativa dedicata agli studi e alla ricerca agricola. L'università si è evoluta in un centro leader per l'educazione e l'innovazione agricola nel paese. Offrendo una vasta gamma di programmi, la Vinnytsia National Agrarian University prepara gli studenti a carriere in varie discipline agricole, contribuendo allo sviluppo e al progresso del settore agricolo ucraino.
VNAU è stato un ORCID membro dall'ottobre 2022, in qualità di responsabile del consorzio ucraino per la Biblioteca scientifica e tecnica statale dell'Ucraina (SSTL dell'Ucraina). Il consorzio ha facilitato la traduzione di diversi materiali, Compresa la Affiliation Manager Guida, in ucraino. Ciò ha svolto un ruolo determinante nel promuovere l'adozione e l'integrazione di ORCID all'interno della comunità accademica ucraina.
Per documentare il caso di studio del Affiliation Manager alla VNAU, abbiamo intervistato Inna Viktorivna Honcharuk, Vicerettore per le attività scientifiche, pedagogiche, scientifiche e innovative della VNAU.
Puoi descrivere il tipo di affiliazioni che stai aggiungendo al ORCID Registro utilizzando il Affiliation Manager?
Innanzitutto, abbiamo compilato una breve domanda per ottenere l'accesso al ORCID Affiliation Manager e ha ricevuto una chiave API, che consente l'integrazione con ORCID. Utilizzando il modello fornito dalla SSTL dell'Ucraina, abbiamo raccolto dati sul personale scientifico e pedagogico e sugli studenti laureati della VNAU e li abbiamo raggruppati in un file Excel. Abbiamo quindi convertito questo file in un formato CSV e lo abbiamo caricato sul Portale membri.
Perché hai deciso di utilizzare il Affiliation Manager? Qual è il tuo caso d'uso?
Abbiamo scelto il Affiliation Manager perché ci consente di organizzare e identificare i ricercatori e le loro attività scientifiche al fine di allegare metadati ORCID. Ciò aumenta la visibilità dei ricercatori ucraini e dei loro contributi scientifici, in particolare gli scienziati della Vinnytsia National Agrarian University, a livello globale. Migliora inoltre il posizionamento degli istituti di ricerca ucraini nell'utilizzo di pratiche accettate di gestione dei dati di ricerca per creare opportunità e plasmare le direzioni future dei sistemi globali di ricerca e innovazione.
Qual è stato il processo di raccolta dei dati? Come lo hai coordinato internamente? Qual è la tua fonte di dati?
Nel 2018, il mio ufficio ha avviato la creazione di ORCID profili per tutti gli scienziati e giovani ricercatori della VNAU affiliati alla rispettiva unità, nonché profili in altri database scientometrici. Questo passaggio ha aiutato ORCID attività di integrazione.
Per prima cosa abbiamo sviluppato linee guida con un algoritmo di azioni e un esempio visivo da solo ORCID record, indicando quali dati è necessario aggiornare e a quale indirizzo di posta elettronica inviare i dati per il profilo.
Successivamente si sono svolte sessioni di formazione per le unità competenti (Dipartimento di ricerca, Dipartimento di studi post-laurea e di dottorato, Dipartimento del personale, Biblioteca scientifica) sui dati da fornire. Ad esempio, il Dipartimento del personale fornisce i dati sull'occupazione di ciascun membro del personale accademico (data di immatricolazione, posizione, ecc.) e il Dipartimento di studi post-laurea e dottorato fornisce i dati sui laureati e le loro affiliazioni. La Biblioteca Scientifica dell'Ateneo ha fornito consulenze per il ripristino dei dati di profilo. Dopo tutte le consultazioni, gli scienziati hanno modificato i dati del proprio profilo e fornito conferme degli screenshot dei propri profili, che sono stati inviati all'unità pertinente a cui erano affiliati. I Deputy Deans for Scientific Work hanno controllato questi dati e li hanno raggruppati in un unico file per ciascuna unità, quindi questi file sono stati inviati alla Biblioteca scientifica dell'Università, dove sono stati raggruppati in un unico file per l'università.
Hai incontrato difficoltà durante l'utilizzo dello strumento? Come li hai superati?
Quando si utilizza lo strumento, ci sono state alcune difficoltà. Ad esempio, c'erano errori tipografici negli indirizzi e-mail, che richiedevano un attento controllo e rallentavano il processo di caricamento del file CSV sul portale. Tutto doveva essere controllato per evitare che il sistema desse un errore. Il portale ha una funzione “Aggiungi affiliazione” (aggiunta manuale dei partecipanti), che ha notevolmente semplificato il lavoro di caricamento del file CSV, quindi abbiamo utilizzato questa funzione per integrare il Affiliation Manager con gli scienziati della VNAU. Questo era più efficiente e affidabile.
Cosa ha funzionato durante la comunicazione con i ricercatori? Quali intuizioni hai acquisito o lezioni hai imparato?
Siamo stati aiutati da un chiaro algoritmo di azioni e coordinamento del lavoro. In primo luogo, abbiamo studiato attentamente il Affiliation Manager istruzioni inviate come campione di file Excel dai coordinatori SSTL dell'Ucraina, quindi abbiamo sviluppato le nostre raccomandazioni metodologiche con esempi, condotto sessioni di formazione per i dipartimenti competenti, comunicato con gli scienziati e segnalato eventuali inesattezze che abbiamo trovato nel loro profilo e cosa doveva essere corretto . Bisognava essere pazienti e aperti alle esigenze di tutti, fornendo assistenza e rispondendo a tutte le loro domande. Ci siamo sempre assicurati di portare a termine il compito fino al completamento e di non avere paura di nulla di nuovo e complesso.
Come pensi di continuare a utilizzare lo strumento? Stai pianificando aggiornamenti regolari?
Abbiamo in programma di effettuare aggiornamenti regolari; aggiungere nuovi scienziati; lanciare una serie di sessioni di formazione sull'algoritmo delle azioni e raccomandazioni metodologiche sulla qualità dei metadati della ricerca, nonché collegare altri profili di Scopus, Web of Science e Google Scholar a siti autorizzati ORCID profili; monitorare l'accuratezza delle informazioni e apportare le modifiche necessarie. Abbiamo in programma di integrare il repository istituzionale e le riviste (categoria B) di VNAU.
Hai qualche consiglio che vorresti condividere con altri membri che intendono utilizzare lo strumento?
Raccomandazioni per l'utilizzo dello strumento:
- Seguire le istruzioni e gli esempi forniti dal capofila del consorzio (nel nostro caso in Ucraina, l'SSTL dell'Ucraina);
- Non mollare se qualcosa non funziona o se qualcosa non viene compreso;
- Sviluppa un piano d'azione chiaro e controlla ogni operazione.
Qual è il punto chiave che vuoi condividere sulla tua esperienza?
Lavorando con Affiliation Manager, abbiamo riscontrato che il sistema è semplice e utile per le attività scientifiche di ogni ricercatore della VNAU. Affiliation Manager è il biglietto da visita di un ricercatore che apre uno spazio nel mondo della scienza a livello globale.
Contributore
Inna Viktorivna Honcharuk
Inna Viktorivna Honcharuk è l'attuale vicerettore per le attività scientifiche, pedagogiche, scientifiche e innovative della VNAU. Ha conseguito un Master in Contabilità e Revisione contabile e un dottorato in Economia. Con una vasta esperienza nel mondo accademico e vari ruoli amministrativi, ha ricevuto riconoscimenti e premi per i suoi contributi nel campo. Inna è autrice di numerose opere accademiche, tra cui monografie, brevetti e articoli scientifici. Ha inoltre partecipato a convegni internazionali ed è stata Chief Editor di una pubblicazione scientifica. La sua ricerca si concentra sullo sviluppo sostenibile, l'indipendenza energetica e il complesso agroindustriale.