Une priorité clé pour nous à ORCID est de permettre aux établissements d'ajouter plus facilement des affiliations au ORCID dossiers de leurs chercheurs. Traditionnellement, il a fallu ORCID organisations membres à intégrer un ou plusieurs systèmes internes aux ORCID API afin d'ajouter des affiliations de confiance - une entreprise gourmande en ressources qui est souvent difficile à prioriser pour les institutions. C'est pourquoi nous avons lancé notre nouveau Affiliation Manager plus tôt cette année, disponible pour tous les membres du consortium.
Le Affiliation Manager permet d'ajouter facilement des données d'affiliation à ORCID enregistre en téléchargeant simplement un fichier CSV sans avoir besoin d'aucune intégration technique. Utilisant le Affiliation Manager étend efficacement la portée de vos systèmes institutionnels en fournissant des informations sur l'affiliation et l'emploi à un référentiel ouvert et interconnecté et contribue à améliorer la transparence dans la compréhension de la recherche.
Pour cet article de blog, nous avons eu l'occasion de parler avec Bob Scott, directeur des opérations spéciales de l'école doctorale de l'Université de Géorgie (UGA), afin de mieux comprendre la récente mise en œuvre réussie par l'UGA du Affiliation Manager, et comment ils ont pu susciter un haut niveau d'engagement auprès des étudiants diplômés pour s'inscrire à un ORCID enregistrer et autoriser UGA à écrire des affiliations dans leurs enregistrements.
Suivi des activités du corps professoral
UGA Usages Éléments symplectiques—une solution de gestion de la recherche qui capture et analyse les activités de recherche et de financement—pour suivre les activités du corps professoral. Les étudiants des programmes d'études supérieures de l'UGA utilisent Elements pour soutenir leur examen des prix et des bourses, et les professeurs et les étudiants sont encouragés à connecter leurs ORCID iD à Symplectic Elements pour créer un dossier de réalisations plus riche et plus solide.
Le responsable des affiliations a aidé l'UGA à s'adapter à l'orientation des étudiants post-pandémique
Avant COVID-19, lorsque l'orientation des étudiants diplômés était en personne, Bob Scott était bien versé dans les présentations en direct sur les avantages de la création d'un ORCID compte et le lier à Symplectic Elements. Il note également qu'après l'obtention du diplôme, les étudiants sont encouragés à soumettre leurs thèses ou mémoires électroniques (ETD) via le système de soumission ProQuest, qui fournit un champ de saisie manuel pour ORCID. Lorsque la pandémie a frappé, l'orientation des étudiants s'est déroulée en ligne et l'engagement global avec ORCID diminué.
Afin de résoudre ce problème et dans le but de rester en contact avec les étudiants après leur départ de l'UGA, Bob a élaboré un plan en 2021 pour encourager ORCID utilisation. À l'aide d'un système appelé Slate, le système de candidature/d'admission des étudiants diplômés de l'UGA, Bob a pu recueillir les coordonnées de chaque nouvel étudiant diplômé.
Il a ensuite téléchargé ces informations sur le ORCID Affiliation Manager, généré unique ORCID des liens d'authentification pour chaque élève et utilisé Slate pour envoyer des messages électroniques individuels personnalisés contenant le lien unique de chaque élève.
Lorsque les diplômés accordent la permission au Affiliation Manager, il est facile pour l'UGA de transférer les données d'affiliation vers son dossier, les associant ainsi, via un identifiant d'organisation unique tel que ROR, à l'institution.
Un haut niveau d'engagement des étudiants
Slate offre la possibilité de voir combien d'étudiants ont ouvert l'e-mail et cliqué sur les liens. Après avoir envoyé l'e-mail, Bob a mesuré les taux d'ouverture et de clics. Environ 74% des étudiants ont ouvert l'e-mail et beaucoup d'entre eux ont cliqué sur le lien pour en savoir plus sur ORCID. Un plus petit pourcentage a pris l'action de cliquer sur leur lien pour connecter leur ORCID iD couplé à Affiliation Manager, mais pour la première itération, l'approche a été considérée comme un succès.
L'UGA Graduate School travaille avec les bibliothèques UGA pour développer des opportunités de sensibilisation supplémentaires afin de mieux familiariser leurs étudiants avec ORCID et ses avantages pour accroître l'engagement et encourager plus d'étudiants à créer ORCID Records.
L'importance des affiliations
Dans notre récent blog sur l'interprétation de la fiabilité de ORCID enregistrements, nous avons discuté de plusieurs raisons pour lesquelles des enregistrements valides peuvent contenir des données d'affiliation auto-affirmées. Quoi qu'il en soit, quand un ORCID organisation membre revendique des affiliations à ORCID enregistrements avec des flux de travail validés tels que le Affiliation Manager, ils se portent garant du fait que le détenteur du record (dans ce cas, l'étudiant de l'UGA) est (ou était) bien affilié à l'organisation. En fournissant des informations de provenance (trouvées dans la source de l'assertion), ORCID membres utilisant le Affiliation Manager améliorer considérablement la fiabilité de leurs chercheurs ORCID Records.
Si vous êtes un membre du consortium qui n'est pas encore inscrit à Affiliation Manager accès, nous vous encourageons à nous contacter.