Comme décrit dans le Guide d'administration de l'organisation du portail des membres , avant de pouvoir ajouter des données d'affiliation à votre chercheur ORCID dossiers, vos chercheurs doivent d'abord autoriser votre organisation à modifier leur dossier en cliquant sur un lien personnalisé généré par le portail des membres.
Bien que le portail des membres génère des liens d'autorisation, votre organisation doit les envoyer par courrier électronique à vos chercheurs. L'envoi de ces e-mails depuis le domaine de messagerie de votre organisation (idéalement) en utilisant la marque de votre organisation offre des avantages, notamment :
- Augmentation de la probabilité que les e-mails soient livrés et ouverts avec succès
- Diminution de la probabilité que les chercheurs considèrent les e-mails comme des tentatives potentielles de spam ou de phishing
- Possibilité de personnaliser entièrement le message et la conception en fonction des besoins et des politiques de votre organisation
Directives relatives au contenu des e-mails d'autorisation
Requis
- Brève explication du but du message
- Lien d'autorisation généré par le portail des membres, personnalisé pour chaque chercheur (tel qu'identifié par l'adresse e-mail dans le CSV téléchargé depuis le portail des membres)
- Étapes nécessaires pour accorder l'autorisation
- Brève explication de ce qui se passera après avoir accordé l'autorisation
- Point de contact au sein de votre organisation pour obtenir de l'aide ou des questions sur votre ORCID
- Lien vers des informations supplémentaires sur ORCID
- Déclaration/lien de politique de confidentialité expliquant que la politique de confidentialité de votre organisation s'applique aux données d'affiliation téléchargées sur le portail des membres. ORCIDpolitique de confidentialité de s'applique aux données uniquement après leur ajout au ORCID Enregistrement. Dans le cas de la ORCID Portail des membres, ORCID est un processeur de données ; votre organisation est considérée comme le responsable du traitement.
- Tout autre texte ou lien requis par les politiques de messagerie en masse de votre organisation
Recommandé
- L'image de marque de votre organisation (par exemple, dans l'en-tête/le pied de page du message)
- Accueil personnalisé avec le nom du chercheur
- Déclaration de soutien institutionnel à ORCID
- Liens vers des informations supplémentaires sur les activités de votre organisation ORCID à l'AMS
Envoi d'e-mails d'autorisation
Via l'outil de messagerie en masse de votre organisation (recommandé)
De nombreuses organisations fournissent des outils/services pour l'envoi d'e-mails en masse. Veuillez vérifier auprès des équipes de communication, de marketing et/ou informatiques de votre organisation, le cas échéant, afin de déterminer quels outils sont disponibles et quelles politiques d'utilisation existent pour ces outils.
Lors de l'évaluation des outils disponibles, gardez à l'esprit que l'outil doit prendre en charge l'importation et l'insertion dynamique des liens d'autorisation générés par le portail des membres.
Via un compte de messagerie d'organisation
Si votre organisation ne fournit pas d'outil de messagerie en masse, vous pourrez peut-être utiliser un compte de messagerie d'organisation standard. Notez que certains services de messagerie limitent le nombre de messages que vous pouvez envoyer depuis votre compte.
La documentation générale pour l'envoi d'e-mails en masse à l'aide des services de messagerie d'entreprise populaires est cependant ORCID ne fournit pas d'assistance pour l'utilisation de ces services. Veuillez consulter la documentation et/ou l'équipe informatique de votre organisation pour obtenir des conseils sur l'envoi d'e-mails en masse.
Outlook
Fusion et publipostage avec Microsoft Word (nécessite la prise en charge MAPI activée)
Gmail ne prend pas en charge la fonctionnalité « publipostage » prête à l'emploi, cependant, plusieurs modules complémentaires sont disponibles sur G Suite Marketplace, notamment Encore une autre fusion et publipostage
Gmail
Exemple de texte de message
Consultez notre modèle d'e-mail recommandé ci-dessous ou consultez-le dans Google Docs ici. Il est important de garder l'action que vous voulez que vos chercheurs fassent (cliquez sur le lien et donnez la permission) en haut de l'e-mail. Mettez plus d'informations plus bas sur la page pour maximiser les chances qu'ils suivent l'e-mail et ne soient pas submergés d'informations.