L'Université de Liverpool, créée en 1881, est une prestigieuse institution à forte intensité de recherche située à Liverpool, au Royaume-Uni. Réputée pour son engagement envers l'excellence académique, l'université propose divers programmes de premier cycle et de troisième cycle. Avec une histoire riche, une vie de campus dynamique et une vision mondiale, il favorise l'innovation et la réussite scientifique. Avec une communauté mondiale diversifiée de plus de 27,000 4,000 étudiants, il emploie plus de XNUMX XNUMX personnes, y compris des professionnels universitaires et non universitaires qui se consacrent à fournir un environnement d'apprentissage favorable.
L'Université de Liverpool est devenue un ORCID membre en octobre 2015 dans le cadre de notre consortium britannique dirigé par Jisc. L'Université a ajouté le Affiliation Manager fournir des données d’affiliation précises à leurs chercheurs ORCID enregistrements. Comme pour n'importe quel ORCID organisation membre, l’Université de Liverpool est dans une position unique pour ajouter des informations validées sur l’affiliation de ses chercheurs à leur ORCID enregistrements. Ce faisant, nos membres travaillent ensemble en tant que communauté mondiale distribuée de contributeurs de données validées pour améliorer la fiabilité et l'intégrité du dossier scientifique dans son ensemble.
Nous avons récemment eu l'occasion d'interviewer Mareike Wehner, responsable de la métrique des publications de recherche à l'Université de Liverpool, sur la manière dont ils ont exploité les données existantes. ORCID adoption parmi ses chercheurs et a utilisé le Affiliation Manager—un outil d'intégration ne nécessitant aucune compétence technique, disponible exclusivement pour membres du consortium... pour garantir qu'ils sont correctement attribués et que leurs recherches sont correctement reconnues et visibles. Leur intégration est un bon exemple récent de la manière dont les organisations peuvent utiliser Identifiants persistants (PID) de manière complémentaire, dans leur cas, en utilisant RDR, l'identifiant du registre des organismes de recherche, pour aider à lever l'ambiguïté sur l'attribution de l'affiliation.
Pouvez-vous décrire le type d'affiliations que vous ajoutez au ORCID registre utilisant le Affiliation Manager?
À l'Université de Liverpool, nous sommes conscients que de nombreux membres du personnel et étudiants de troisième cycle (PGR) impliqués dans la recherche sont déjà inscrits pour un ORCID identifiant. Nous ne savons pas vraiment à ce stade ce que nous ne savons pas. Par exemple, certains chercheurs peuvent accidentellement ne pas être correctement affiliés à l'Université de Liverpool et ne pas donc apparaître dans certains rapports.
L'objectif d'introduire le Affiliation Manager était de s'assurer que le personnel/étudiants qui ont un ORCID iD sont correctement affiliés à notre institution, à la fois pour la facilité et l’exactitude de la production de rapports à l’avenir, mais aussi pour encourager ceux qui ne disposent pas encore d’un ORCID iD se inscrire. Dans la campagne actuelle, nous avons inclus les informations ROR pour faciliter l'attribution de l'affiliation.
À l’avenir, nous espérons utiliser d’autres intégrations. ORCID suggère de pouvoir inclure des publications pour les chercheurs qui ont accordé l'accès, ce qui s'intégrerait parfaitement à notre CRIS (Current Research Information System). Cela nécessite une exploration plus approfondie de notre part ; la revendication de profils pour notre institution est l'objectif initial.
Pourquoi avez-vous décidé d'utiliser le Affiliation Manager? Quel est votre cas d'utilisation ?
ORCID étant une organisation gratuite et à but non lucratif, l'inscription à un iD étant très simple, et le fait que les bailleurs de fonds et les éditeurs non seulement recommandent, mais exigent parfois des ORCID Les identifiants dans leurs systèmes nous ont donné envie de nous impliquer davantage en tant qu'institution. Un cas spécifique a déclenché le débat : un chercheur de Liverpool a publié un article, mais en raison de son poste honorifique dans une autre institution (et ladite institution utilisant le Affiliation Manager pour revendiquer leur compte), la publication spécifique n'était répertoriée que sous l'affiliation de l'autre institution, et non de Liverpool. Soyons clairs : nous n’avons pas l’intention de bousculer les chercheurs, mais plutôt d’attribuer correctement les publications tout en laissant au chercheur le choix d’accorder ou non l’autorisation. À tout le moins, c'est une excellente invite pour tous ceux qui ont un ORCID profil pour s'enregistrer avec leurs paramètres actuels.
Inspiré par ce cas, la possibilité de pouvoir trouver et ingérer des données déjà disponibles mais actuellement perdues en raison de mauvaises attributions d'affiliations a été une grande motivation. Nous avons décidé d'inclure non seulement les personnels de recherche et d'enseignement et de recherche, mais également les étudiants de PGR, car ils sont tout aussi impliqués dans la recherche. Prendre l'habitude d'utiliser des profils comme ORCID dès le départ ne peut également que contribuer à réduire la charge administrative. Pour les projets futurs, nous envisageons également d’étudier d’autres types de contrats.
Des données précises jouent évidemment un rôle clé dans la planification stratégique et garantissent que l'établissement connaît les brillantes réalisations de notre personnel et de nos étudiants engagés dans la recherche. Le Affiliation Manager, et avec lui ses notifications (ou comme nous les appelions, « invitations à l’affiliation »), semblait un outil assez simple pour faire de grands pas vers cette reconnaissance et cette prise de conscience grâce à ORCIDLe support et les ressources disponibles de , ainsi qu'un processus simple d'envoi des notifications elles-mêmes, ce que nous avons fait via le ORCID système plutôt que manuellement via un publipostage.
Quel a été le processus de collecte des données ? Comment l'avez-vous coordonné en interne ? Quelle est votre source de données ?
Le projet a été mené par une petite équipe au sein de l'équipe de recherche ouverte de la bibliothèque, s'adressant à d'autres parties prenantes telles que le marketing, la planification stratégique/la business intelligence, les ressources humaines et, bien sûr, les chercheurs en cas de besoin. Une petite équipe de base a facilité la coordination des différentes étapes, de la collecte des données initiales à la stratégie de communication, en passant par la sensibilisation et l'effort final.
Avec l’aide de l’équipe RH de Liverpool, une liste de l’ensemble du personnel de recherche, du personnel enseignant et de recherche et des étudiants PGR (un peu plus de 7,000 XNUMX contacts) a été collectée. La feuille de calcul comprenait également les informations répertoriées dans le Affiliation Manager Guide disposer dès le départ d’un ensemble de données aussi complet que possible. C’est quelque chose que l’équipe RH a pu fournir.
Nous avons trouvé très utile que les adresses e-mail pour la notification ne soient pas nécessairement les mêmes que celles d'un ORCID le profil est peut-être déjà configuré avec. Obtenir ces informations aurait été presque impossible, mais créer une liste de tous les membres du personnel/étudiants concernés était simple.
Avez-vous rencontré des difficultés lors de l'utilisation de l'outil ? Comment les avez-vous surmontés ?
La Affiliation Manager lui-même a une interface très simple avec seulement quelques boutons, ce qui signifie très peu de chances de se tromper. Le seul problème qui est survenu lors d'un test et également lors du téléchargement complet initial lorsque le CSV n'a pas été accepté tel quel et a généré des erreurs dans le champ « identifiant d'organisation sans ambiguïté » (par exemple ROR). Le ORCID L'équipe a été très utile et l'a corrigé rapidement, car nous n'avons pas pu identifier l'erreur de notre côté.
D'une manière ou d'une autre, une ligne ou une colonne vide a été créée lors de l'enregistrement de Microsoft Excel au format CSV. C'est donc quelque chose qui doit être testé au préalable pour éviter des problèmes le jour prévu (voir les recommandations ci-dessous). Nous avons beaucoup apprécié le ORCID l’aide immédiate de l’équipe !
Qu'est-ce qui a fonctionné lors de la communication avec les chercheurs ? Quelles connaissances avez-vous acquises ou quelles leçons avez-vous apprises ?
Pour la stratégie de communication, nous avons opté pour une approche à plusieurs volets :
- Bulletin de tout le personnel
- Actualités intranet pour tout le personnel
- Bulletins des facultés/départements
- Bulletin de la bibliothèque
- Article de blog de la bibliothèque
- Réseaux sociaux
- Écrans numériques sur le campus
- Pages web dédiées aux profils de chercheurs
- Envoyez un e-mail directement à tous les membres du personnel/étudiants concernés pour les informer de la notification.
Toutes les communications à l'exception des écrans numériques sur le campus et des pages web sur les profils chercheurs se rapportent directement et uniquement au projet d'affiliation. Bien sûr, de brèves remarques sur le quoi et le pourquoi ont été incluses pour ceux qui ne sont pas familiers avec ORCID. Les écrans affichaient cependant un graphique encourageant toute personne impliquée dans la recherche à s'inscrire à un ORCID iD en premier lieu, alors que les pages Web entrent dans plus de détails sur les profils des chercheurs en général (pas seulement ORCID identifiants). Ce dernier constitue une excellente ressource pour orienter à la fois le personnel et les étudiants impliqués dans la recherche, ainsi que le personnel administratif, afin de mieux comprendre les liens. Cette partie de la stratégie de communication s'inscrit dans une initiative à plus long terme sensibilisant les chercheurs à ORCID s’ils ne le sont pas déjà, et cela est apparu non seulement lors de leur intronisation, mais tout au long de leur séjour à Liverpool. L’objectif est de s’assurer que les chercheurs connaissent ORCID et d'autres profils de chercheurs et peuvent les utiliser à leur plein potentiel.
La principale leçon apprise a été de parler avec autant de personnes que possible de différents départements. Grâce à ces collègues, des éléments ont été ajoutés au fil du temps à la stratégie de communication et de nouveaux itinéraires et possibilités (par exemple, des écrans numériques sur le campus) ont été rendus accessibles. L’engagement et l’aide offerts étaient louables.
Comment comptez-vous continuer à utiliser l'outil ? Prévoyez-vous des mises à jour régulières ?
Oui. Notre plan est de recevoir des listes RH mises à jour tous les trois mois et de télécharger un nouveau CSV sur le Affiliation Manager. Les notifications seront ensuite envoyées aux contacts en attente des push précédents, ainsi qu'aux nouveaux membres du personnel et aux étudiants indiqués dans les listes.
Avez-vous des recommandations que vous aimeriez partager avec d'autres membres qui envisagent d'utiliser l'outil ?
S'assurer que tout est en ordre avant de commencer les communications s'est avéré efficace. Cela signifiait qu'une fois que nous savions que tout était prêt, nous pouvions fixer des dates et les communiquer en toute confiance, et agir rapidement.
Le téléchargement d'un fichier de test était également utile. De cette façon, nous pourrions suivre le processus exact avec un seul membre de l'équipe recevant les notifications pour savoir exactement à quoi ressemblait l'interface et comment elle changerait du point de vue de l'utilisateur, mais également au sein de l'équipe. Affiliation Manager, et à quoi ressembleraient les rapports. Les rapports seront utiles pour suivre dans quelle mesure ORCID est en cours d’adoption en interne à l’avenir.
Parce que nous avons opté pour que les notifications soient envoyées par l'outil plutôt que de procéder à un publipostage, nous avons décidé qu'il serait utile d'envoyer un e-mail un jour avant le push pour « prévenir » le personnel et les étudiants. Le domaine avait été marqué comme local au préalable, mais cela nous a donné l'occasion d'indiquer que le lien dans le prochain e-mail pouvait être cliqué en toute sécurité, à quoi s'attendre et quels avantages l'octroi de l'autorisation aurait. Même si cela impliquait de gérer les retours en arrière et les notifications d'absence du bureau, cela a en fait permis de mettre à jour un certain nombre d'adresses e-mail pour lesquelles les notifications d'absence du bureau indiquaient qu'un autre e-mail serait plus approprié. Cela vaut la peine de considérer cela comme une étape supplémentaire si les ressources sont disponibles.
Quelle est la clé que vous souhaitez partager à propos de votre expérience ?
Ce qu'il faut retenir, c'est que le Affiliation Manager Le projet n'a pas seulement été utile pour les résultats directs de la connexion avec davantage de chercheurs disposant déjà d'un ORCID iD, il a également suscité de nombreuses conversations et connexions au sein des équipes et des projets existants, sensibilisant ainsi aux profils des chercheurs en général.
Nous espérons que cette étincelle se traduira par une plus grande visibilité, le personnel chercheur et les étudiants découvrant les avantages et l’application des profils de chercheurs tout au long de leur carrière et, dans de nombreux cas, dès le début. Nous espérons que fournir les connaissances de manière cohérente et accessible, ainsi que présenter les contacts disponibles pour nous aider, nous rapprochera de l'objectif de réduction du fardeau administratif pour le personnel et les étudiants à long terme.
Contributeur
Mareike Wehner
Mareike Wehner (elle/elle) est responsable de la métrique des publications de recherche au sein des bibliothèques, musées et galeries de l'Université de Liverpool, au Royaume-Uni. Son rôle se concentre sur les initiatives à l'échelle de l'université visant à sensibiliser à l'utilisation responsable des mesures et à la manière dont les profils de chercheurs peuvent aider le personnel et les étudiants impliqués dans la recherche à organiser leurs activités de recherche. Auparavant, elle a travaillé dans le secteur de l'édition académique en gestion de produits numériques.
