Dans cette série de blogs, nous interviewons des membres de divers ORCID consortiums du monde entier pour voir comment ils utilisent et bénéficient de la Affiliation Manager outil. Cet outil est disponible uniquement pour ORCID membres du consortium et propose un certain nombre de cas d'utilisation différents que nous mettrons en évidence dans cette série. Si vous avez une étude de cas que vous aimeriez que nous présentions dans cette série, veuillez nous contacter à Paloma Marín-Arraiza, notre responsable des consortiums mondiaux chez [email protected].
L'Université nationale agraire de Vinnytsia (VNAU), située à Vinnytsia, en Ukraine, est un établissement d'enseignement de premier plan dédié aux études et à la recherche agricoles. L'université est devenue l'un des principaux centres d'enseignement et d'innovation agricoles du pays. Offrant un large éventail de programmes, l'Université nationale agraire de Vinnytsia prépare les étudiants à des carrières dans diverses disciplines agricoles, contribuant ainsi au développement et à l'avancement du secteur agricole ukrainien.
VNAU a été un ORCID membre depuis octobre 2022, en tant que chef de file du consortium ukrainien pour la Bibliothèque scientifique et technique d'État d'Ukraine (SSTL of Ukraine). Le consortium a facilité la traduction de plusieurs documents, Y compris la Affiliation Manager Guide, en ukrainien. Cela a joué un rôle déterminant dans la promotion de l'adoption et de l'intégration de ORCID au sein de la communauté universitaire ukrainienne.
Pour documenter l'étude de cas de Affiliation Manager à VNAU, nous avons interviewé Inna Viktorivna Honcharuk, vice-recteur aux activités scientifiques, pédagogiques, scientifiques et innovantes de VNAU.
Pouvez-vous décrire le type d'affiliations que vous ajoutez au ORCID Registre utilisant le Affiliation Manager?
Tout d'abord, nous avons rempli une courte demande pour obtenir l'accès au ORCID Affiliation Manager et a reçu une clé API, qui permet l'intégration avec ORCID. En utilisant le modèle fourni par le SSTL d'Ukraine, nous avons collecté des données sur le personnel scientifique et pédagogique et les étudiants diplômés de VNAU et les avons regroupées dans un fichier Excel. Nous avons ensuite converti ce fichier au format CSV et l'avons téléchargé sur le portail des membres.
Pourquoi avez-vous décidé d'utiliser le Affiliation Manager? Quel est votre cas d'utilisation ?
Nous avons choisi le Affiliation Manager car il permet d'organiser et d'identifier les chercheurs et leurs activités scientifiques afin d'y attacher des métadonnées ORCID. Cela augmente la visibilité des chercheurs ukrainiens et de leurs contributions scientifiques, en particulier les scientifiques de l'Université nationale agraire de Vinnytsia, au niveau mondial. Il améliore également le positionnement des instituts de recherche ukrainiens en utilisant des pratiques acceptées de gestion des données de recherche pour créer des opportunités et façonner les orientations futures des systèmes mondiaux de recherche et d'innovation.
Quel a été le processus de collecte des données ? Comment l'avez-vous coordonné en interne ? Quelle est votre source de données ?
En 2018, mon bureau a initié la création de ORCID profils de tous les scientifiques et jeunes chercheurs du VNAU affiliés à l'unité respective, ainsi que des profils dans d'autres bases de données scientométriques. Cette étape a aidé à ORCID activités d'intégration.
Nous avons d'abord développé des lignes directrices avec un algorithme d'actions et un exemple visuel par moi-même ORCID record, indiquant quelles données doivent être mises à jour et à quelle adresse e-mail les données du profil doivent être envoyées.
Ensuite, nous avons organisé des sessions de formation pour les unités concernées (Direction de la recherche, Département des études post-universitaires et doctorales, Département du personnel, Bibliothèque scientifique) sur les données à fournir. Par exemple, le Département du personnel fournit des données sur l'emploi de chaque membre du personnel académique (date d'inscription, poste, etc.) et le Département des études supérieures et doctorales fournit des données sur les étudiants de troisième cycle et leurs affiliations. La Bibliothèque scientifique de l'Université a fourni des consultations sur la restauration des données de profil. Après toutes les consultations, les scientifiques ont modifié les données de leur profil et fourni des confirmations d'écran de leurs profils, qui ont été envoyées à l'unité concernée à laquelle ils étaient affiliés. Les vice-doyens aux travaux scientifiques ont vérifié ces données et les ont regroupées dans un fichier pour chaque unité, puis ces fichiers ont été envoyés à la bibliothèque scientifique de l'université, où ils ont été regroupés dans un fichier pour l'université.
Avez-vous rencontré des difficultés lors de l'utilisation de l'outil ? Comment les avez-vous surmontés ?
Lors de l'utilisation de l'outil, il y a eu quelques difficultés. Par exemple, il y avait des erreurs typographiques dans les adresses e-mail, ce qui nécessitait une vérification minutieuse et ralentissait le processus de téléchargement du fichier CSV sur le portail. Tout devait être vérifié pour éviter que le système ne donne une erreur. Le portail dispose d'une fonction "Ajouter une affiliation" (ajout manuel de participants), ce qui a considérablement simplifié le travail de téléchargement du fichier CSV, nous avons donc utilisé cette fonction pour intégrer le Affiliation Manager avec les scientifiques du VNAU. C'était plus efficace et plus fiable.
Qu'est-ce qui a fonctionné lors de la communication avec les chercheurs ? Quelles connaissances avez-vous acquises ou quelles leçons avez-vous apprises ?
Nous avons été aidés par un algorithme clair d'actions et de coordination des travaux. Dans un premier temps, nous avons soigneusement étudié les Affiliation Manager instructions envoyées sous forme d'exemple de fichier Excel par les coordinateurs SSTL d'Ukraine, puis nous avons développé nos propres recommandations méthodologiques avec des exemples, organisé des sessions de formation pour les départements concernés, communiqué avec des scientifiques et signalé les inexactitudes que nous avons trouvées dans leur profil et ce qui devait être corrigé . Nous devions être patients et ouverts aux besoins de chacun, en apportant son aide et en répondant à toutes ses questions. Nous nous sommes toujours assurés de mener à bien la tâche jusqu'au bout et de ne pas avoir peur de quelque chose de nouveau et de complexe.
Comment comptez-vous continuer à utiliser l'outil ? Prévoyez-vous des mises à jour régulières ?
Nous prévoyons de faire des mises à jour régulières ; ajouter de nouveaux scientifiques ; lancer une série de sessions de formation sur l'algorithme d'actions et des recommandations méthodologiques concernant la qualité des métadonnées de recherche, ainsi que la mise en relation d'autres profils de Scopus, Web of Science et Google Scholar avec des ORCID profils ; contrôler l'exactitude des informations et apporter les modifications nécessaires. Nous envisageons d'intégrer le référentiel institutionnel et les revues (catégorie B) du VNAU.
Avez-vous des recommandations que vous aimeriez partager avec d'autres membres qui envisagent d'utiliser l'outil ?
Recommandations d'utilisation de l'outil :
- Suivez les instructions et les exemples fournis par le responsable du consortium (dans notre cas en Ukraine, le SSTL d'Ukraine) ;
- N'abandonnez pas si quelque chose ne fonctionne pas ou si quelque chose n'est pas compris ;
- Élaborez un plan d'action clair et contrôlez chaque opération.
Quelle est la clé que vous souhaitez partager à propos de votre expérience ?
En travaillant avec Affiliation Manager, nous avons constaté que le système est simple et utile pour les activités scientifiques de chaque chercheur au VNAU. Affiliation Manager est la carte de visite d'un chercheur qui ouvre un espace dans le monde de la science au niveau mondial.
Contributeur
Inna Viktorivna Honcharouk
Inna Viktorivna Honcharuk est l'actuelle vice-rectrice pour les activités scientifiques, pédagogiques, scientifiques et innovantes de VNAU. Elle est titulaire d'une maîtrise en comptabilité et audit et d'un doctorat en économie. Avec une vaste expérience dans le milieu universitaire et divers rôles administratifs, elle a reçu des distinctions et des prix pour ses contributions dans le domaine. Inna est l'auteur de nombreux ouvrages scientifiques, notamment des monographies, des brevets et des articles scientifiques. Elle a également participé à des conférences internationales et a été rédactrice en chef d'une publication scientifique. Ses recherches portent sur le développement durable, l'indépendance énergétique et le complexe agro-industriel.
