Como se describe en el Guía de administración de la organización del portal de miembros , antes de que pueda agregar datos de afiliación a su investigador ORCID registros, sus investigadores primero deben otorgar permiso a su organización para editar su registro haciendo clic en un enlace personalizado generado por el portal de miembros.
Aunque el portal para miembros genera enlaces de permisos, su organización debe enviarlos por correo electrónico a sus investigadores. Enviar estos correos electrónicos desde el dominio de correo electrónico de su organización (idealmente) utilizando la marca de su organización ofrece ventajas que incluyen:
- Mayor probabilidad de que los correos electrónicos se entreguen y abran correctamente
- Disminución de la probabilidad de que los investigadores vean los correos electrónicos como posibles intentos de spam o phishing.
- Capacidad para personalizar completamente el mensaje y el diseño de acuerdo con las necesidades y políticas de su organización
Pautas de contenido de permisos de correo
Requerido
- Breve explicación del propósito del mensaje.
- Enlace de permiso generado por el portal de miembros, personalizado para cada investigador (identificado por la dirección de correo electrónico en el CSV descargado del portal de miembros)
- Pasos necesarios para otorgar permiso
- Breve explicación de lo que sucederá después de otorgar el permiso.
- Punto de contacto dentro de su organización para obtener ayuda o preguntas sobre su ORCID
- Enlace a información adicional sobre ORCID
- Declaración / enlace de la política de privacidad que explica que la política de privacidad de su organización se aplica a los datos de afiliación cargados en el portal de miembros. ORCIDpolítica de privacidad se aplica a los datos solo después de que se agregan a la ORCID Registro. En el caso de ORCID Portal de miembros, ORCID es un procesador de datos; su organización se considera el controlador de datos.
- Cualquier otro texto o enlaces según lo requieran las políticas de correo electrónico masivo de su organización.
Recomendado
- La marca de su organización (por ejemplo, en el encabezado / pie de página del mensaje)
- Saludo personalizado con el nombre del investigador
- Declaración de apoyo institucional para ORCID
- Vínculos a información adicional sobre los ORCID iniciativa
Envío de correos electrónicos de permisos
A través de la herramienta de correo electrónico masivo de su organización (recomendado)
Muchas organizaciones proporcionan herramientas / servicios para enviar correos electrónicos de forma masiva. Consulte con los equipos de comunicaciones, marketing y / o TI de su organización, según corresponda, para determinar qué herramientas están disponibles y qué políticas de uso existen para esas herramientas.
Al evaluar las herramientas disponibles, tenga en cuenta que la herramienta debe admitir la importación e inserción dinámica de enlaces de permisos generados por el portal para miembros.
A través de una cuenta de correo electrónico de la organización
Si su organización no proporciona una herramienta de correo electrónico masivo, es posible que pueda utilizar una cuenta de correo electrónico organizativa normal. Tenga en cuenta que algunos servicios de correo electrónico limitan la cantidad de mensajes que puede enviar desde su cuenta.
Sin embargo, a continuación se muestra la documentación general para enviar correos electrónicos masivos utilizando servicios populares de correo electrónico empresarial. ORCID no proporciona soporte para el uso de estos servicios. Consulte la documentación de su organización y / o el equipo de TI para obtener orientación sobre cómo enviar correos electrónicos masivos.
Outlook
Combinar correspondencia con Microsoft Word (requiere compatibilidad con MAPI habilitada)
Gmail no admite la funcionalidad de "combinación de correspondencia" lista para usar; sin embargo, hay varios complementos disponibles en GSuite Marketplace, que incluyen Sin embargo, otra combinación de correspondencia
gmail
Texto de mensaje de muestra
Vea nuestra plantilla de correo electrónico recomendada a continuación o véala en Google Docs aquí. Es importante mantener la acción que desea que realicen sus investigadores (hacer clic en el enlace y dar permiso) en la parte superior del correo electrónico. Ponga más información más abajo en la página para maximizar las posibilidades de que sigan el correo electrónico y no se sientan abrumados con la información.