En esta serie de blogs entrevistamos a miembros de varios ORCID consorcios de todo el mundo para ver cómo están usando y beneficiándose de la Affiliation Manager herramienta. Esta herramienta está disponible sólo para ORCID miembros del consorcio y tiene varios casos de uso diferentes que destacaremos en esta serie. Si tiene un estudio de caso que le gustaría que incluyamos en esta serie, comuníquese con nosotros. Paloma Marín-Arraiza, nuestro Gerente de Consorcios Globales en [email protected].
La Universidad Nacional Agraria de Vinnytsia (VNAU), ubicada en Vinnytsia, Ucrania, es una destacada institución educativa dedicada a los estudios e investigaciones agrícolas. La universidad se ha convertido en un centro líder en educación e innovación agrícola en el país. Ofreciendo una amplia gama de programas, la Universidad Nacional Agraria de Vinnytsia prepara a los estudiantes para carreras en diversas disciplinas agrícolas, contribuyendo al desarrollo y avance del sector agrícola de Ucrania.
VNAU ha sido un ORCID miembro desde octubre de 2022, sirviendo como líder del consorcio ucraniano para la Biblioteca Estatal Científica y Técnica de Ucrania (SSTL de Ucrania). El consorcio ha facilitado la traducción de varios materiales, incluyendo la Affiliation Manager Guía, al ucraniano. Esto ha desempeñado un papel fundamental en la promoción de la adopción e integración de ORCID dentro de la comunidad académica ucraniana.
Documentar el estudio de caso de la Affiliation Manager en VNAU, entrevistamos a Inna Viktorivna Honcharuk, Vicerrectora de Actividades Científicas, Pedagógicas, Científicas e Innovadoras de VNAU.
¿Puede describir el tipo de afiliaciones que está agregando a la ORCID Registro usando el Affiliation Manager?
Primero, llenamos una breve solicitud para obtener acceso a la ORCID Affiliation Manager y recibió una clave API, que permite la integración con ORCID. Utilizando la plantilla proporcionada por SSTL de Ucrania, recopilamos datos sobre el personal científico y pedagógico y los estudiantes graduados de VNAU y los agrupamos en un archivo de Excel. Luego convertimos este archivo a un formato CSV y lo cargamos en el Portal de miembros.
¿Por qué decidiste usar el Affiliation Manager? ¿Cuál es su caso de uso?
Elegimos el Affiliation Manager porque nos permite organizar e identificar a los investigadores y sus actividades científicas para adjuntar metadatos a ORCID. Esto aumenta la visibilidad de los investigadores ucranianos y sus contribuciones científicas, en particular los científicos de la Universidad Nacional Agraria de Vinnytsia, a nivel mundial. También mejora el posicionamiento de las instituciones de investigación ucranianas en el uso de prácticas aceptadas de gestión de datos de investigación para crear oportunidades y dar forma a las direcciones futuras de los sistemas globales de investigación e innovación.
¿Cómo fue el proceso de recolección de datos? ¿Cómo lo coordinaste internamente? ¿Cuál es su fuente de datos?
En 2018, mi oficina inició la creación de ORCID perfiles de todos los científicos y jóvenes investigadores de la VNAU afiliados a la respectiva unidad, así como perfiles en otras bases de datos cienciométricas. Este paso ayudó con ORCID actividades de integración.
Primero desarrollamos pautas con un algoritmo de acciones y un ejemplo visual por mi cuenta ORCID registro, indicando qué datos necesitan ser actualizados y a qué dirección de correo electrónico deben enviarse los datos para el perfil.
A continuación, realizamos sesiones de formación para las unidades pertinentes (Departamento de Investigación, Departamento de Estudios de Posgrado y Doctorado, Departamento de Personal, Biblioteca Científica) sobre qué datos debían proporcionarse. Por ejemplo, el Departamento de Personal brinda datos sobre la ocupación de cada miembro del personal académico (fecha de ingreso, puesto, etc.), y el Departamento de Estudios de Posgrado y Doctorado brinda datos sobre los posgraduados y sus afiliaciones. La Biblioteca Científica de la Universidad brindó consultas sobre la restauración de datos de perfil. Después de todas las consultas, los científicos editaron los datos de su perfil y proporcionaron confirmaciones de capturas de pantalla de sus perfiles, que se enviaron a la unidad correspondiente a la que estaban afiliados. Los Vicerrectorados de Trabajo Científico revisaron estos datos y los agruparon en un archivo para cada unidad, y luego estos archivos fueron enviados a la Biblioteca Científica de la Universidad, donde se agruparon en un archivo para la universidad.
¿Enfrentó algún desafío al usar la herramienta? ¿Cómo los superaste?
Al usar la herramienta, hubo algunas dificultades. Por ejemplo, había errores tipográficos en las direcciones de correo electrónico, lo que requería una verificación cuidadosa y ralentizaba el proceso de carga del archivo CSV en el portal. Había que revisar todo para evitar que el sistema diera un error. El portal tiene una función de “Agregar afiliación” (adición manual de participantes), lo que simplificó significativamente el trabajo de cargar el archivo CSV, por lo que usamos esta función para integrar el Affiliation Manager con los científicos de VNAU. Esto era más eficiente y confiable.
¿Qué funcionó al comunicarse con los investigadores? ¿Qué ideas obtuviste o lecciones aprendiste?
Nos ayudó un claro algoritmo de acciones y coordinación de trabajo. Primero, estudiamos cuidadosamente el Affiliation Manager instrucciones enviadas como una muestra de archivo de Excel por los coordinadores de SSTL de Ucrania, luego desarrollamos nuestras propias recomendaciones metodológicas con ejemplos, llevamos a cabo sesiones de capacitación para los departamentos relevantes, nos comunicamos con los científicos e informamos cualquier inexactitud que encontramos en su perfil y lo que debía corregirse. . Necesitábamos ser pacientes y abiertos a las necesidades de todos, brindando asistencia y respondiendo a todas sus preguntas. Siempre nos aseguramos de ver la tarea hasta su finalización y no tener miedo de nada nuevo y complejo.
¿Cómo planeas seguir usando la herramienta? ¿Está planeando actualizaciones periódicas?
Planeamos hacer actualizaciones periódicas; agregar nuevos científicos; lanzar una serie de sesiones de capacitación sobre el algoritmo de acciones y recomendaciones metodológicas sobre la calidad de los metadatos de investigación, así como vincular otros perfiles de Scopus, Web of Science y Google Scholar a autorizados ORCID perfiles; monitorear la exactitud de la información y hacer los cambios necesarios. Planeamos integrar el repositorio institucional y revistas (categoría B) de VNAU.
¿Tiene alguna recomendación que le gustaría compartir con otros miembros que planean usar la herramienta?
Recomendaciones para el uso de la herramienta:
- Siga las instrucciones y ejemplos proporcionados por el líder del consorcio (en nuestro caso en Ucrania, el SSTL de Ucrania);
- No te rindas si algo no funciona o si algo no se entiende;
- Desarrolle un plan de acción claro y controle cada operación.
¿Cuál es su conclusión clave que desea compartir sobre su experiencia?
Al trabajar con Affiliation Manager, hemos encontrado que el sistema es simple y útil para las actividades científicas de cada investigador en VNAU. Affiliation Manager es la tarjeta de presentación de un investigador que se abre un espacio en el mundo de la ciencia a nivel global.
Colaborador
Inna Viktorivna Goncharuk
Inna Viktorivna Honcharuk es la actual Vicerrectora de Actividades Científicas, Pedagógicas, Científicas e Innovadoras de VNAU. Tiene una Maestría en Contabilidad y Auditoría y un doctorado en Economía. Con una amplia experiencia en la academia y varios roles administrativos, ha recibido reconocimientos y premios por sus contribuciones al campo. Inna es autora de numerosos trabajos académicos, incluidas monografías, patentes y artículos científicos. También ha participado en conferencias internacionales y se desempeñó como editora en jefe de una publicación científica. Su investigación se centra en el desarrollo sostenible, la independencia energética y el complejo agroindustrial.