La Universidad de Liverpool, fundada en 1881, es una prestigiosa institución de investigación intensiva ubicada en Liverpool, Reino Unido. Reconocida por su compromiso con la excelencia académica, la universidad ofrece diversos programas de pregrado y posgrado. Con una rica historia, una vibrante vida universitaria y una perspectiva global, fomenta la innovación y los logros académicos. Con una comunidad global diversa de más de 27,000 4,000 estudiantes, emplea a más de XNUMX personas, incluidos profesionales académicos y no académicos dedicados a brindar un entorno de aprendizaje de apoyo.
La Universidad de Liverpool se convirtió en ORCID miembro en octubre de 2015 como parte de nuestro consorcio del Reino Unido liderado por Jisc. La Universidad ha añadido el Affiliation Manager para proporcionar datos de afiliación precisos a sus investigadores ORCID registros. Como con cualquier ORCID organización miembro, la Universidad de Liverpool se encuentra en una posición única para agregar información validada sobre la afiliación de sus investigadores a su ORCID registros. Y al hacerlo, nuestros miembros trabajan juntos como una comunidad global distribuida de contribuyentes de datos validados para mejorar la confiabilidad e integridad del registro académico en su conjunto.
Recientemente tuvimos la oportunidad de entrevistar a Mareike Wehner, responsable de métricas de publicaciones de investigación de la Universidad de Liverpool, sobre cómo aprovecharon las tecnologías existentes. ORCID adopción entre sus investigadores y utilizó el Affiliation Manager—una herramienta de integración que no requiere habilidades técnicas, disponible exclusivamente para miembros del consorcio—para garantizar que se atribuyan correctamente y que su investigación sea debidamente reconocida y visible. Su integración es un buen ejemplo reciente de cómo las organizaciones pueden utilizar Identificadores persistentes (PIDs) de forma complementaria, en su caso, utilizando ROR, el identificador del Registro de organizaciones de investigación, para ayudar a eliminar la ambigüedad de la atribución de afiliación.
¿Puede describir el tipo de afiliaciones que está agregando a la ORCID registro usando el Affiliation Manager?
En la Universidad de Liverpool, somos conscientes de que muchos miembros del personal y estudiantes de investigación de posgrado (PGR) involucrados en investigaciones ya están inscritos en un ORCID identificación. Realmente no sabemos en esta etapa lo que no sabemos. Por ejemplo, es posible que algunos investigadores accidentalmente no estén afiliados correctamente a la Universidad de Liverpool y, por lo tanto, no aparezcan en ciertos informes.
El objetivo de introducir el Affiliation Manager era asegurarse de que el personal/estudiantes que sí tienen una ORCID iD están afiliados correctamente a nuestra institución, tanto para la facilidad y precisión de generar informes en el futuro como para alentar a aquellos que aún no tienen una ORCID iD inscribirse. En el impulso real, incluimos información ROR para ayudar con la atribución de afiliación.
En el futuro, esperamos hacer uso de otras integraciones. ORCID insinúa la posibilidad de incluir publicaciones para investigadores a los que se les ha concedido acceso, lo que encajaría muy bien con nuestro CRIS (Current Research Information System). Esto necesita una mayor exploración por nuestra parte; la reclamación de perfiles para nuestra institución es el objetivo inicial.
¿Por qué decidiste usar el Affiliation Manager? ¿Cuál es su caso de uso?
ORCID Al ser una organización gratuita y sin fines de lucro, la inscripción a un iD siendo muy sencillo, y el hecho de que tanto los financiadores como los editores no sólo recomiendan sino que a veces exigen ORCID Los iD en sus sistemas nos hicieron querer involucrarnos más con él como institución. Un caso en concreto desató el debate: un investigador de Liverpool publicó un artículo, pero debido a su posición honorífica en otra institución (y dicha institución usando el Affiliation Manager para reclamar su cuenta) la publicación específica solo figuraba en la afiliación de la otra institución, y no en Liverpool. Para que quede claro: no pretendemos empujar a los investigadores de un lado a otro, sino más bien que las publicaciones se atribuyan correctamente dejando en manos del investigador si concede el permiso o no. Al menos, es un gran mensaje para todos los que tienen un ORCID perfil para verificar su configuración actual.
Inspirado por este caso, la posibilidad de poder encontrar e ingerir datos que ya están disponibles pero que actualmente se pierden debido a atribuciones erróneas de afiliaciones fue una gran motivación. Decidimos incluir no sólo al personal investigador y al personal docente e investigador, sino también a los estudiantes de la PGR, ya que están igualmente involucrados en la investigación. Adquirir el hábito de utilizar perfiles como ORCID desde el principio sólo puede ayudar a reducir la carga administrativa. Para futuras iniciativas, nuestro objetivo es investigar también otros tipos de contratos.
Obviamente, los datos precisos juegan un papel clave en la planificación estratégica y garantizan que la institución conozca los brillantes logros de nuestro personal y estudiantes involucrados en la investigación. El Affiliation Manager, y con ello sus notificaciones (o como las llamábamos, “invitaciones de afiliación”), parecían una herramienta bastante fácil para dar grandes pasos hacia este reconocimiento y conciencia debido a ORCIDEl soporte y los recursos disponibles, y también un proceso sencillo de enviar las notificaciones en sí, lo cual hicimos a través del ORCID sistema en lugar de hacerlo manualmente mediante una combinación de correspondencia.
¿Cómo fue el proceso de recolección de datos? ¿Cómo lo coordinaste internamente? ¿Cuál es su fuente de datos?
El proyecto fue dirigido por un pequeño equipo dentro del equipo de Investigación Abierta de la biblioteca, llegando a otras partes interesadas como marketing, planificación estratégica/inteligencia empresarial, recursos humanos y, por supuesto, investigadores cuando fuera necesario. Un pequeño equipo central facilitó la coordinación de los diferentes pasos, desde la recopilación de los datos iniciales hasta la estrategia de comunicación, la divulgación y el impulso final.
Con la ayuda del equipo de RR.HH. de Liverpool, se recopiló una lista de todo el personal investigador, personal docente e investigador y estudiantes de la PGR (poco más de 7,000 contactos). La hoja de cálculo también incluía la información que figura en el Affiliation Manager Guía tener un conjunto de datos lo más completo posible desde el principio. Esto fue algo que el equipo de Recursos Humanos pudo brindar.
Nos resultó muy útil que las direcciones de correo electrónico para la notificación no tuvieran que ser las mismas que las de un ORCID Es posible que el perfil ya esté configurado. Obtener esa información habría sido casi imposible, pero crear una lista de todo el personal/estudiantes relevantes fue sencillo.
¿Enfrentó algún desafío al usar la herramienta? ¿Cómo los superaste?
El Affiliation Manager Tiene una interfaz muy simple con sólo unos pocos botones, lo que significa muy pocas posibilidades de equivocarse. El único problema que surgió fue en una prueba y también en la carga completa inicial cuando el CSV no fue aceptado tal como estaba y arrojó errores en el campo "identificador de organización desambiguado" (por ejemplo, ROR). El ORCID El equipo fue muy útil y lo solucionó rápidamente, ya que no pudimos identificar el error por nuestra parte.
De alguna manera, se creó una fila o columna en blanco al guardar desde Microsoft Excel en csv, por lo que esto es algo que se debe probar de antemano para evitar problemas en el día programado (consulte las recomendaciones más adelante). Apreciamos mucho el ORCID ¡La ayuda inmediata del equipo!
¿Qué funcionó al comunicarse con los investigadores? ¿Qué ideas obtuviste o lecciones aprendiste?
Para la estrategia de comunicación, optamos por un enfoque múltiple:
- Boletín para todo el personal
- Toda la noticia de la intranet del personal
- Boletines de facultad/departamento
- Boletín de la biblioteca
- Publicación del blog de la biblioteca
- Redes sociales
- Pantallas digitales en el campus
- Páginas web dedicadas a perfiles de investigadores
- Correo electrónico directo a todo el personal/estudiantes afectados para informarles sobre la notificación.
Todas las comunicaciones excepto las pantallas digitales del campus y las páginas web sobre perfiles de investigadores relacionadas directa y únicamente con el proyecto de afiliación. Por supuesto, se incluyeron breves comentarios sobre el qué y el por qué para aquellos que no están familiarizados con ORCID. Las pantallas, sin embargo, mostraban un gráfico que animaba a cualquier persona involucrada en la investigación a inscribirse en un ORCID iD en primer lugar, mientras que las páginas web entran en más detalles sobre los perfiles de los investigadores en general (no sólo ORCID identificaciones). Este último es un gran recurso para señalar tanto al personal como a los estudiantes involucrados en la investigación, así como al personal administrativo, con el fin de obtener una mayor comprensión de las conexiones. Esta parte de la estrategia de comunicación desempeña un papel en una iniciativa a más largo plazo que conciencia a los investigadores sobre ORCID si aún no lo han hecho, y que esto surja no solo en su incorporación, sino durante su estancia en Liverpool. El objetivo es asegurarse de que los investigadores estén familiarizados con ORCID y otros perfiles de investigadores y poder utilizarlos en todo su potencial.
La principal lección aprendida fue hablar con la mayor cantidad posible de personas de diferentes departamentos. Gracias a esos colegas, se agregaron elementos a la estrategia de comunicación a lo largo del camino y se hicieron accesibles nuevas rutas y posibilidades (por ejemplo, pantallas digitales en el campus). El compromiso y la ayuda ofrecida fueron encomiables.
¿Cómo planeas seguir usando la herramienta? ¿Está planeando actualizaciones periódicas?
Sí. Nuestro plan es recibir listas de recursos humanos actualizadas cada tres meses y cargar un nuevo CSV en el Affiliation Manager. Luego, las notificaciones se enviarán a los contactos pendientes de envíos anteriores, así como al nuevo personal y estudiantes proporcionados en las listas.
¿Tiene alguna recomendación que le gustaría compartir con otros miembros que planean usar la herramienta?
Asegurarse de tener todo en orden antes de comenzar con las comunicaciones ha demostrado ser un éxito. Significaba que una vez que sabíamos que teníamos todo listo, podíamos establecer fechas con confianza, comunicarlas y avanzar rápidamente.
Cargar un archivo de prueba también fue útil. De esta manera, podríamos seguir el proceso exacto con solo un miembro del equipo recibiendo las notificaciones para saber exactamente cómo se veía la interfaz y cómo cambiaría desde la perspectiva del usuario, pero también dentro del Affiliation Managery cómo se verían los informes. Los informes serán valiosos para rastrear qué tan bien ORCID se está adoptando internamente en el futuro.
Debido a que optamos por que las notificaciones fueran enviadas por la herramienta en lugar de combinar correspondencia, decidimos que sería útil enviar un correo electrónico un día antes del impulso para "advertir previamente" al personal y a los estudiantes. El dominio se marcó como local de antemano, pero nos dio la oportunidad de indicar que era seguro hacer clic en el enlace del siguiente correo electrónico, qué esperar y qué beneficios tendría la concesión del permiso. Si bien significó lidiar con rebotes y notificaciones de fuera de la oficina, en realidad ayudó a actualizar una serie de direcciones de correo electrónico donde las notificaciones de fuera de la oficina indicaban que un correo electrónico diferente sería más adecuado. Vale la pena considerar esto como un paso adicional si los recursos están disponibles.
¿Cuál es su conclusión clave que desea compartir sobre su experiencia?
La conclusión clave es que el Affiliation Manager El proyecto no solo fue útil por los resultados directos de conectarse con más investigadores que ya tienen una ORCID iD, también generó muchas conversaciones y conexiones dentro de equipos y proyectos existentes, generando así conciencia sobre los perfiles de los investigadores en general.
Esperamos que esta chispa se traduzca en una mayor exposición, en la que el personal investigador y los estudiantes aprendan sobre los beneficios y la aplicación de los perfiles de investigador a lo largo de su carrera y, en muchos casos, desde el principio. Es de esperar que brindar el conocimiento de manera consistente y accesible, así como presentar los contactos que están ahí para ayudar, nos acerque al objetivo de reducir la carga administrativa para el personal y los estudiantes a largo plazo.
Colaborador
Mareike Wehner
Mareike Wehner (ella/ella) es responsable de métricas de publicaciones de investigación en las bibliotecas, museos y galerías de la Universidad de Liverpool, Reino Unido. Su función se centra en iniciativas a nivel universitario destinadas a promover la conciencia sobre el uso responsable de las métricas y las formas en que los perfiles de los investigadores pueden ayudar al personal y a los estudiantes involucrados en la investigación a mantener organizadas sus actividades de investigación. Anteriormente trabajó en el sector editorial académico en gestión de productos digitales.