Prüfungs- und Risikoausschuss

Sinn

Der Prüfungs- und Risikoausschuss (der „Ausschuss“) überwacht die ordnungsgemäße Überprüfung ORCID's externe Finanzprüfung sowie den Risikomanagementprozess der Organisation, einschließlich der Überwachung des internen Kontrollumfelds und der Überwachung der Whistleblower-Richtlinie.

Art des Ausschusses

Das Audit & Risk Committee ist ein ständiger Ausschuss des ORCID Vorstand (der „Vorstand“) und verfügt über die Befugnis, im Namen des Vorstands Entscheidungen zu treffen.

Reporting

Der Ausschuss berichtet direkt an den Vorstand und erstellt einen zusammenfassenden Bericht über seine Diskussionen, einschließlich abweichender Meinungen und Empfehlungen, sofern er dies für angemessen hält. Der Ausschuss führt Protokolle seiner Sitzungen und berichtet dem Vorstand bei der nächsten Vorstandssitzung über die getroffenen Maßnahmen und Entscheidungen.

Rollen und Verantwortlichkeiten des Ausschusses

Der Prüfungs- und Risikoausschuss ist für die Wahrnehmung folgender Aufgaben verantwortlich:

Jährliche Finanzprüfung und Formular 990

Empfehlen Sie dem Vorstand die Ernennung und Ersetzung des unabhängigen Abschlussprüfers
Entwickeln und überprüfen Sie regelmäßig prüfungsbezogene Richtlinien und stellen Sie regelmäßig fest, ob das Unternehmen qualitativ hochwertige Prüfungsdienstleistungen zu einem fairen Preis auf der Grundlage etablierter Richtlinien und Vorschriften erhält
Treffen Sie sich mindestens einmal jährlich in einer Vorstandssitzung mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, um die geprüften Finanzberichte zu überprüfen und die Kommentare des Prüfers dazu einzuholen ORCIDBuchhaltung, Buchhaltung und damit verbundene Verfahren
Behandeln Sie alle während der jährlichen Prüfung festgestellten Probleme, z. B. solche, die im Audit-Mitteilungsschreiben, im Berichtsentwurf und in etwaigen Management-Briefen der Prüfer angesprochen werden
Bitten Sie die Prüfungsgesellschaft um Stellungnahmen zu den Fähigkeiten, Qualifikationen und Leistungen der Mitarbeiter im Zusammenhang mit den geprüften Funktionen
Überprüfen Sie die Leistung der Prüfer und stellen Sie so die fortwährende Unabhängigkeit sicher
Überprüfen Sie die Prüfungspläne für das kommende Jahr und besprechen Sie diese mit der externen Prüfungsgesellschaft und den internen Prüfern (falls vorhanden).
Überprüfen Sie gemeinsam mit dem Management, internen Prüfern (falls vorhanden) und dem externen Prüfer den internen Finanzkontrollprozess
Überprüfen Sie die Stellungnahme des unabhängigen Abschlussprüfers zu den vom Management erstellten Finanzberichten und teilen Sie dem Vorstandsvorsitzenden, dem Schatzmeister und dem Geschäftsführer mit, ob die Stellungnahme und die Finanzberichte ihrer Genehmigung bedürfen
Überprüfen Sie das US-IRS-Formular 990 jährlich, bevor es vom Vorstandsvorsitzenden, dem Schatzmeister und dem Geschäftsführer genehmigt und vom Schatzmeister eingereicht wird
Beaufsichtigen Sie die Vorbereitung und Einreichung und prüfen Sie alle anderen jährlichen Finanzunterlagen oder Berichte des Bundes oder der Bundesstaaten
Überprüfen Sie vor der Veröffentlichung die Darstellung der Finanzinformationen im Geschäftsbericht

Risikomanagement

Überprüfen Sie und geben Sie einen allgemeinen Überblick darüber ORCIDRisikomanagement- und Risikominderungsprozesse
Überprüfen Sie regelmäßig ORCID, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Risiken identifiziert wurden, Auswirkungs- und Wahrscheinlichkeitsbewertungen angemessen angewendet wurden und die Abhilfemaßnahmen, sowohl die bereits umgesetzten als auch die vorgeschlagenen, angemessen und verhältnismäßig sind
Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt im Vergleich zum vereinbarten Risikominderungsplan
Berichten Sie dem Vorstand mindestens einmal jährlich über die Annahme des Risikoregisters und empfehlen Sie dessen Annahme

Aufsicht

Melden Sie dem Vorstand unverzüglich alle festgestellten Unregelmäßigkeiten ORCID's Praktiken und Verfahren und empfehlen dem Vorstand Verbesserungen (falls vorhanden)
Beaufsichtigen Sie die Whistleblower-Richtlinie

Ressourcen

Der Ausschuss kann unabhängige Berater, unabhängige Buchhalter oder andere Fachleute hinzuziehen, die er für geeignet hält, ihn bei seinen Aktivitäten, einschließlich Untersuchungen, zu unterstützen.

Der Ausschuss wird von einem oder mehreren unterstützt ORCID Vom Exekutivdirektor ausgewählte Mitarbeiterkontakte, die für die Planung von Sitzungen, die Entwicklung von Sitzungsagenden und zusammenfassenden Vorstandsberichten mit dem Ausschussvorsitzenden, die Erstellung und Verteilung von Sitzungsmaterialien sowie die Erstellung von Sitzungsprotokollen verantwortlich sind, aber nicht als stimmberechtigte Mitglieder des Ausschusses fungieren.

Ernennung, Rolle und Verantwortlichkeiten des Vorsitzenden

Der Vorsitzende des Prüfungs- und Risikoausschusses wird vom Vorstand auf Empfehlung des Vorstandsvorsitzenden ernannt.
Der Ausschussvorsitzende wird jedes Jahr für eine einjährige Amtszeit ernannt. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl aufeinanderfolgender einjähriger Amtszeiten, die der Vorsitzende innehaben kann. Ideal wäre eine Betriebsdauer von mindestens zwei Jahren.
Der Ausschussvorsitzende ist dafür verantwortlich, externe Ausschussmitglieder zu identifizieren und dem Vorstandsvorsitzenden zur Genehmigung durch den gesamten Vorstand vorzuschlagen.
Der Ausschussvorsitzende fungiert als Hauptvermittler zwischen dem Ausschuss und dem Vorstand, arbeitet mit dem Personalverbindungsmann zusammen, um jede Ausschusssitzung zu planen und eine Tagesordnung festzulegen und vor jeder Sitzung Handzettel und Berichte an die Ausschussmitglieder vorzubereiten und zu verteilen.

Auswahl und Zusammensetzung der Ausschussmitglieder

Da es sich um einen ständigen Ausschuss des Vorstands handelt, werden die Direktoren und Nicht-Direktoren des Ausschusses durch Mehrheitsbeschluss des gesamten Vorstands ernannt, und der Vorstand überprüft jährlich die Zusammensetzung und Satzung des Ausschusses.

Der Ausschuss besteht aus drei bis fünf Personen, von denen die Mehrheit mindestens drei Vorstandsmitglieder sein müssen.
Der Vorstand ist bestrebt, alle offenen Stellen so schnell wie möglich zu besetzen, der Ausschuss kann jedoch weiterhin tätig werden, solange noch freie Stellen vorhanden sind.
Mitglieder des Ausschusses, die keine Vorstandsmitglieder sind, nehmen beratend teil und sind nicht stimmberechtigt.
Dem Ausschuss gehören Mitglieder an, die über grundlegende Kenntnisse im Finanzmanagement verfügen; Der Ausschuss möchte möglicherweise unabhängige Experten zu speziellen Themen konsultieren.
Mitglieder des Finanz- und Investitionsausschusses (falls vorhanden) dürfen nicht im Ausschuss tätig sein.
Der ORCID Der Exekutivdirektor und der Schatzmeister dürfen dem Ausschuss nicht angehören, um eine angemessene Unabhängigkeit und Kontrolle sicherzustellen.
Dem Ausschuss dürfen keine bezahlten Mitarbeiter angehören; Sie können jedoch auf Einladung des Ausschussvorsitzenden an Sitzungen teilnehmen, um die Arbeit des Ausschusses zu unterstützen, sich zu den behandelten Themen zu äußern und Fragen zu beantworten.
Ausschussmitglieder erhalten keine Beratungs-, Beratungs- oder sonstigen Vergütungshonorare von ORCID, und jedes Mitglied darf keine Beziehungen eingehen, die das unabhängige Urteil des Mitglieds beeinträchtigen würden.
Alle Ausschussmitglieder werden jedes Jahr für eine einjährige Amtszeit ernannt.
Ausschussmitglieder stehen dem Vorstand zur Verfügung und können durch Beschluss des Vorstands abberufen werden. Jedes Mitglied, das während seiner Dienstzeit im Ausschuss ein Direktor ist und dann wieder ausscheidet, darf nicht weiter im Ausschuss tätig sein, es sei denn, der Vorstand genehmigt dies (vorbehaltlich der Anforderungen an die Zusammensetzung des Ausschusses im ersten Punkt). Bei Genehmigung durch den Vorstand fungiert diese Person als nicht stimmberechtigtes Mitglied.
Alle Ausschussmitglieder müssen unterschreiben ORCID's Richtlinie zu Interessenkonflikten.

Sitzungen und Quorum

Der Prüfungs- und Risikoausschuss trifft sich nach Bedarf zur Erfüllung seiner Aufgaben, trifft sich jedoch mindestens dreimal jährlich:

Einmal mit ORCIDbeauftragt die unabhängigen Wirtschaftsprüfer mit der Durchsicht des Prüfungsberichts und der Entgegennahme der Anmerkungen des Wirtschaftsprüfers zur Rechnungslegung, Buchhaltung und den damit verbundenen Praktiken und Verfahren des Unternehmens. Während dieser Sitzung trifft sich der Prüfungs- und Risikoausschuss mit den Prüfern in einer Vorstandssitzung (d. h. ohne Mitarbeiter).
Einmal zur Überprüfung der geprüften Finanzberichte, des IRS-Formulars 990 und zugehöriger Dokumente sowie zur Genehmigung des Prüfungsauftrags und etwaiger Sonderuntersuchungen im Zusammenhang mit Betrug, finanziellen Unregelmäßigkeiten und internen Kontrollfehlern
Einmal zur Durchsicht des Risikoregisters.

Der Vorsitzende des Ausschusses benachrichtigt alle Ausschussmitglieder über die Sitzungen. Besprechungen können persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz durchgeführt werden. Ein Quorum besteht aus der Mehrheit der stimmberechtigten Ausschussmitglieder, und für die Genehmigung einer Angelegenheit ist die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder erforderlich. Alternativ kann eine Angelegenheit auch durch einstimmige schriftliche Zustimmung der stimmberechtigten Mitglieder ohne Sitzung genehmigt werden.

Die Ausschussmitglieder sind dafür verantwortlich, Materialien zu prüfen und substanzielle Beiträge zur Arbeit der Gruppe zu leisten.

Komiteegeschichte

Die Charta wurde genehmigt von ORCID 's Vorstand am 26. März 2013 und geändert am 17. November 2021 und 12. Oktober 2023.

Komitee-Mitgliedschaft

2024: Lori Schulz (Ausschussvorsitzender), Steve Pinchotti, Michael Ullyot, Judi Zielke, Ryan Ko (externes Mitglied), Marlon Domingus (externes Mitglied)

2023: Paul Gemmill (Ausschussvorsitzender), Nicolas Fressengeas, Steve Pinchotti, Marlon Domingus (externes Mitglied), Ryan Ko (externes Mitglied)

2022: Katharina Ruckstuhl (Ausschussvorsitzender), Paul Gemmill, Katherine McNeill

2021: Katharina Ruckstuhl (Ausschussvorsitzender), Paul Gemmill, Yuko Harayama, Andrew Cormack (externes Mitglied)

2020: Simeon Warner (Ausschussvorsitzender), Karin Wulf, Katharina Ruckstuhl, Andrew Cormack (externes Mitglied)

2019: Chris Shillum (Ausschussvorsitzender), Andrew Cormack, Lisa Hart, Simeon Warner

2018: Chris Shillum (Ausschussvorsitzende) Lisa Hart, Alison Mitchell und Simeon Warner

2017: Patricia Brennan (Vorsitzende des Ausschusses), Lisa Hart, Bernie Rous und Chris Shillum

2016: Patricia Brennan (Vorsitzende des Ausschusses), Lisa Hart, Chris Shillum, und Thom Hickey

2015: Veronique Kiermer (Ausschussvorsitzender, Jan.-Nov.), Patricia Brennan (Komiteevorsitzende, Nov.-Dez.), Lisa Hart, Chris Shillum, und Thom Hickey (Nov.-Dez.)

2014: Simeon Warner (Ausschussvorsitzender, Hideaki Takeda, Veronique Kiermer

2013: Craig van Dyck (Ausschussvorsitzender), Hideaki Takeda, Simeon Warner