Affiliation Manager E-Mail-Leitfaden

Wie in der Administratorhandbuch für Mitgliederportalorganisationen , bevor Sie Zugehörigkeitsdaten zu den Daten Ihres Forschers hinzufügen können ORCID Um Datensätze zu erstellen, müssen Ihre Forscher Ihrer Organisation zunächst die Erlaubnis erteilen, ihre Datensätze zu bearbeiten, indem sie auf einen benutzerdefinierten Link klicken, der vom Mitgliederportal generiert wird.

Obwohl das Mitgliederportal Berechtigungslinks generiert, muss Ihre Organisation diese per E-Mail an Ihre Forscher senden. Das Versenden dieser E-Mails von der E-Mail-Domäne Ihrer Organisation (idealerweise) unter Verwendung des Brandings Ihrer Organisation bietet folgende Vorteile:

Erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails erfolgreich zugestellt und geöffnet werden
Verringerte Wahrscheinlichkeit, dass Forscher E-Mails als potenziellen Spam- oder Phishing-Versuch ansehen
Möglichkeit, die Nachricht und das Design vollständig an die Bedürfnisse und Richtlinien Ihres Unternehmens anzupassen

Richtlinien zum Inhalt von Erlaubnis-E-Mails

Erforderlich

Kurze Erläuterung des Zwecks der Nachricht
Vom Mitgliederportal generierter Berechtigungslink, angepasst an jeden Forscher (wie durch die E-Mail-Adresse im angegeben). Vom Mitgliederportal heruntergeladene CSV-Datei)
Erforderliche Schritte zur Erteilung der Erlaubnis
Kurze Erläuterung, was nach Erteilung der Erlaubnis passieren wird
Ansprechpartner innerhalb Ihrer Organisation für Hilfe oder Fragen zu Ihrem ORCID
Link zu weiteren Informationen über ORCID
Erklärung/Link zur Datenschutzerklärung, in der erläutert wird, dass die Datenschutzrichtlinie Ihrer Organisation für die auf das Mitgliederportal hochgeladenen Zugehörigkeitsdaten gilt. ORCIDDatenschutzbestimmungen gilt erst für Daten, nachdem sie dem hinzugefügt wurden ORCID Registrierung. Im Fall der ORCID Mitgliederportal, ORCID ist ein Datenverarbeiter; Ihre Organisation gilt als Datenverantwortlicher.
Alle anderen Texte oder Links, die gemäß den Massen-E-Mail-Richtlinien Ihrer Organisation erforderlich sind

Senden von Erlaubnis-E-Mails

Über das Massen-E-Mail-Tool Ihrer Organisation (empfohlen)

Viele Organisationen bieten Tools/Dienste für den Massenversand von E-Mails an. Bitte erkundigen Sie sich gegebenenfalls bei den Kommunikations-, Marketing- und/oder IT-Teams Ihrer Organisation, welche Tools verfügbar sind und welche Nutzungsrichtlinien für diese Tools gelten.

Bedenken Sie bei der Bewertung verfügbarer Tools, dass das Tool das Importieren und dynamische Einfügen von Berechtigungslinks unterstützen muss, die vom Mitgliederportal generiert wurden.

Über ein Organisations-E-Mail-Konto

Wenn Ihre Organisation kein Massen-E-Mail-Tool bereitstellt, können Sie möglicherweise ein normales E-Mail-Konto der Organisation verwenden. Beachten Sie, dass einige E-Mail-Dienste die Anzahl der Nachrichten begrenzen, die Sie von Ihrem Konto aus senden können.

Nachfolgend finden Sie jedoch eine allgemeine Dokumentation zum Versenden von Massen-E-Mails über gängige E-Mail-Dienste für Unternehmen. ORCID bietet keinen Support für die Nutzung dieser Dienste. Weitere Informationen zum Versenden von Massen-E-Mails finden Sie in der Dokumentation Ihres Unternehmens und/oder im IT-Team Ihres Unternehmens.

Outlook

Serienbrief mit Microsoft Word (erfordert aktivierte MAPI-Unterstützung)

Gmail unterstützt standardmäßig keine „Mail Merge“-Funktion, es sind jedoch mehrere Add-ons im GSuite Marketplace verfügbar, darunter Noch eine Seriendrucke

Google Mail

Beispieltext für eine Nachricht

Sehen Sie sich unten unsere empfohlene E-Mail-Vorlage an oder sehen Sie sie sich in Google Docs an Hier . Es ist wichtig, die Aktion, die Ihre Forscher ausführen sollen (auf den Link klicken und die Erlaubnis erteilen), oben in der E-Mail anzugeben. Platzieren Sie weitere Informationen weiter unten auf der Seite, um die Chancen zu maximieren, dass Ihre E-Mails der E-Mail folgen und nicht mit Informationen überhäuft werden.