Die 1881 gegründete University of Liverpool ist eine renommierte forschungsintensive Einrichtung mit Sitz in Liverpool, Großbritannien. Die Universität ist für ihr Engagement für akademische Exzellenz bekannt und bietet verschiedene Bachelor- und Postgraduiertenprogramme an. Mit einer reichen Geschichte, einem pulsierenden Campusleben und einer globalen Ausrichtung fördert es Innovation und wissenschaftliche Leistungen. Mit einer vielfältigen globalen Gemeinschaft von über 27,000 Studierenden beschäftigt es über 4,000 Mitarbeiter, darunter akademische und nichtakademische Fachkräfte, die sich für die Bereitstellung einer unterstützenden Lernumgebung einsetzen.
Die University of Liverpool wurde eine ORCID Mitglied im Oktober 2015 als Teil unseres britischen Konsortiums unter der Leitung von Jisc. Die Universität hat das hinzugefügt Affiliation Manager um ihren Forschern genaue Zugehörigkeitsdaten zur Verfügung zu stellen ORCID Aufzeichnungen. Wie bei jedem ORCID Als Mitgliedsorganisation ist die University of Liverpool in der einzigartigen Lage, validierte Informationen über die Zugehörigkeit ihrer Forscher zu ihrer Organisation hinzuzufügen ORCID Aufzeichnungen. Und auf diese Weise arbeiten unsere Mitglieder als verteilte globale Gemeinschaft validierter Datenlieferanten zusammen, um die Vertrauenswürdigkeit und Integrität der wissenschaftlichen Aufzeichnungen insgesamt zu verbessern.
Kürzlich hatten wir die Gelegenheit, Mareike Wehner, Research Publications Metrics Officer an der University of Liverpool, darüber zu interviewen, wie sie das Bestehende nutzten ORCID Akzeptanz unter seinen Forschern und nutzte die Affiliation Manager– ein Integrationstool, das keine technischen Kenntnisse erfordert und ausschließlich verfügbar ist Mitglieder des Konsortiums– um sicherzustellen, dass sie korrekt zugeordnet werden und dass ihre Forschung ordnungsgemäß anerkannt und sichtbar wird. Ihre Integration ist ein gutes aktuelles Beispiel dafür, wie Organisationen sie nutzen können Persistente Bezeichner (PIDs) in komplementärer Weise, in ihrem Fall, unter Verwendung ROR, die Kennung des Forschungsorganisationsregisters, um die eindeutige Zuordnung der Zugehörigkeit zu erleichtern.
Können Sie die Art der Zugehörigkeiten beschreiben, die Sie hinzufügen? ORCID Registrierung mit der Affiliation Manager?
Wir an der University of Liverpool sind uns bewusst, dass viele Mitarbeiter und Postgraduierten-Forschungsstudenten (PGR), die an der Forschung beteiligt sind, bereits für eine eingeschrieben sind ORCID Ausweis. Wir wissen zu diesem Zeitpunkt nicht wirklich, was wir nicht wissen. Beispielsweise könnte es einige Forscher geben, die versehentlich nicht korrekt mit der University of Liverpool verbunden sind und deshalb in bestimmten Berichten nicht auftauchen.
Das Ziel der Einführung der Affiliation Manager bestand darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter/Studenten, die über eine verfügen ORCID iD sind korrekt mit unserer Institution verbunden – sowohl für die einfache und genaue Erstellung von Berichten in der Zukunft als auch um diejenigen zu ermutigen, die noch keine haben ORCID iD sich anmelden. Im eigentlichen Push haben wir ROR-Informationen eingefügt, um die Zugehörigkeitszuordnung zu erleichtern.
Wir hoffen, in Zukunft weitere Integrationen nutzen zu können. ORCID weist darauf hin, dass auch Publikationen von Forschern mit Zugriffsberechtigung eingebunden werden können, was gut zu unserem CRIS (Current Research Information System) passen würde. Dies bedarf weiterer Untersuchungen unsererseits; Die Beanspruchung von Profilen für unsere Institution ist das vorrangige Ziel.
Warum haben Sie sich entschieden, das zu verwenden? Affiliation Manager? Was ist Ihr Anwendungsfall?
ORCID Da es sich um eine freie, gemeinnützige Organisation handelt, ist die Anmeldung für eine iD dass sie sehr einfach sind und dass Geldgeber und Herausgeber gleichermaßen eine Authentifizierung nicht nur empfehlen, sondern manchmal auch verlangen ORCID Die in ihren Systemen enthaltenen iDs weckten in uns den Wunsch, uns stärker mit der Institution zu befassen. Ein Fall löste die Debatte konkret aus: Ein Liverpooler Forscher veröffentlichte einen Artikel, der jedoch aufgrund seines Ehrenamtes an einer anderen Institution (und dieser Institution unter Verwendung des Affiliation Manager um Anspruch auf ihr Konto zu erheben) wurde die spezifische Veröffentlichung nur unter der Zugehörigkeit der anderen Institution und nicht unter Liverpool aufgeführt. Um es klar zu sagen: Es geht uns nicht um ein Hin- und Herschieben von Forschern, sondern darum, dass Publikationen korrekt zugeordnet werden und es dem Forscher überlassen bleibt, ob er seine Erlaubnis erteilt oder nicht. Wenn nichts anderes, ist es eine großartige Anregung für alle mit einem ORCID Profil, um mit ihren aktuellen Einstellungen einzuchecken.
Inspiriert durch diesen Fall war die Möglichkeit, Daten zu finden und aufzunehmen, die bereits vorhanden sind, aber derzeit aufgrund falscher Zuordnungen von Zugehörigkeiten verloren gehen, eine große Motivation. Wir haben uns entschieden, nicht nur Forschungspersonal und Lehr- und Forschungspersonal, sondern auch PGR-Studierende einzubeziehen, da diese ebenso in die Forschung eingebunden sind. Gewöhnen Sie sich an, Profile wie zu verwenden ORCID Von Anfang an kann es auch nur dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Für zukünftige Vorstöße wollen wir auch andere Vertragsarten untersuchen.
Genaue Daten spielen offensichtlich eine Schlüsselrolle bei der strategischen Planung und stellen sicher, dass die Institution über die hervorragenden Leistungen unserer in der Forschung tätigen Mitarbeiter und Studenten informiert ist. Der Affiliation Manager, und damit auch seine Benachrichtigungen (oder wie wir sie nannten, „Affiliation Invitations“) schienen ein einfaches Werkzeug zu sein, um große Schritte in Richtung dieser Anerkennung und Sensibilisierung zu machen ORCIDs Support und die verfügbaren Ressourcen sowie ein unkomplizierter Prozess zum Versenden der Benachrichtigungen selbst, den wir über die durchgeführt haben ORCID System statt manuell durch einen Serienbrief.
Wie war der Datenerfassungsprozess? Wie haben Sie das intern koordiniert? Was ist Ihre Datenquelle?
Das Projekt wurde von einem kleinen Team innerhalb des Open Research-Teams der Bibliothek geleitet, das sich bei Bedarf an andere Interessengruppen wie Marketing, strategische Planung/Business Intelligence, HR und natürlich Forscher wandte. Ein kleines Kernteam machte es einfach, die verschiedenen Schritte zu koordinieren, von der Erfassung der ersten Daten über die Kommunikationsstrategie bis hin zur Öffentlichkeitsarbeit und dem letzten Vorstoß.
Mit Hilfe des HR-Teams von Liverpool wurde eine Liste aller Forschungsmitarbeiter, Lehr- und Forschungsmitarbeiter sowie PGR-Studenten (etwas mehr als 7,000 Kontakte) erstellt. Die Tabelle enthielt auch die in der Tabelle aufgeführten Informationen Affiliation Manager Guide von Anfang an einen möglichst vollständigen Datensatz zu haben. Das war etwas, was das HR-Team leisten konnte.
Wir fanden es sehr nützlich, dass die E-Mail-Adressen für die Benachrichtigung nicht mit denen übereinstimmen müssen ORCID Das Profil ist möglicherweise bereits eingerichtet. Es wäre nahezu unmöglich gewesen, diese Informationen zu erhalten, aber die Erstellung einer Liste aller relevanten Mitarbeiter/Studenten war unkompliziert.
Gab es bei der Verwendung des Tools irgendwelche Herausforderungen? Wie haben Sie sie überwunden?
Der Affiliation Manager selbst verfügt über eine sehr einfache Benutzeroberfläche mit nur wenigen Tasten, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, dass etwas falsch läuft, sehr gering ist. Das einzige Problem, das auftrat, war bei einem Test und auch beim ersten vollständigen Upload, als die CSV-Datei nicht so wie sie war akzeptiert wurde und Fehler im Feld „Disambiguated-Organization-Identifier“ (z. B. ROR) auftraten. Der ORCID Das Team war sehr hilfsbereit und hat das Problem umgehend behoben, da wir den Fehler unsererseits nicht identifizieren konnten.
Irgendwie wurde beim Speichern von Microsoft Excel in CSV eine leere Zeile oder Spalte erstellt, daher sollte dies vorher getestet werden, um Probleme am geplanten Tag zu vermeiden (siehe Empfehlungen weiter unten). Wir haben das sehr geschätzt ORCID Sofortige Hilfe des Teams!
Was hat bei der Kommunikation mit Forschern funktioniert? Welche Erkenntnisse oder Lektionen haben Sie gewonnen?
Bei der Kommunikationsstrategie haben wir uns für einen mehrgleisigen Ansatz entschieden:
- Newsletter für alle Mitarbeiter
- Intranet-News-Story aller Mitarbeiter
- Newsletter der Fakultät/Abteilung
- Newsletter der Bibliothek
- Blogbeitrag der Bibliothek
- Soziale Medien
- Digitale Bildschirme auf dem Campus
- Webseiten speziell für Forscherprofile
- Senden Sie eine E-Mail an alle betroffenen Mitarbeiter/Studierenden, um sie über die Benachrichtigung zu informieren
Die gesamte Kommunikation mit Ausnahme der digitalen Bildschirme auf dem Campus und der Webseiten zu Forscherprofilen steht in direktem und ausschließlichem Zusammenhang mit dem Verbundprojekt. Für diejenigen, die es nicht kennen, waren natürlich kurze Bemerkungen zum Was und Warum enthalten ORCID. Auf den Bildschirmen war jedoch eine Grafik zu sehen, die jeden, der an der Forschung beteiligt ist, dazu auffordert, sich für eine zu registrieren ORCID iD an erster Stelle, während die Webseiten darauf eingehen Weitere Einzelheiten zu Forscherprofilen im Allgemeinen (nicht nur ORCID IDs). Letzteres ist eine großartige Informationsquelle, um sowohl an der Forschung beteiligte Mitarbeiter und Studierende als auch das Verwaltungspersonal anzuleiten, um ein besseres Verständnis für die Zusammenhänge zu erlangen. Dieser Teil der Kommunikationsstrategie spielt eine Rolle in einer längerfristigen Initiative zur Sensibilisierung von Forschern ORCID wenn sie es noch nicht sind, und es nicht nur bei ihrer Einführung, sondern während ihrer gesamten Zeit in Liverpool zur Sprache gebracht wird. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Forscher damit vertraut sind ORCID und andere Forscherprofile und können diese optimal nutzen.
Die wichtigste Lektion bestand darin, mit möglichst vielen Leuten aus verschiedenen Abteilungen zu sprechen. Dank dieser Kollegen wurden nebenbei Elemente in die Kommunikationsstrategie aufgenommen und neue Wege und Möglichkeiten (z. B. digitale Bildschirme auf dem Campus) zugänglich gemacht. Das Engagement und die angebotene Hilfe waren lobenswert.
Wie wollen Sie das Tool weiterhin nutzen? Planen Sie regelmäßige Updates?
Ja. Unser Plan ist es, alle drei Monate aktualisierte HR-Listen zu erhalten und eine neue CSV-Datei in die hochzuladen Affiliation Manager. Die Benachrichtigungen werden dann an ausstehende Kontakte aus früheren Pushs sowie an neue Mitarbeiter und Studierende, die in den Listen aufgeführt sind, gesendet.
Haben Sie Empfehlungen, die Sie anderen Mitgliedern mitteilen möchten, die das Tool nutzen möchten?
Es hat sich bewährt, sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, bevor man mit der Kommunikation beginnt. Das bedeutete, dass wir, sobald wir wussten, dass alles bereit war, getrost Termine festlegen und diese kommunizieren und schnell handeln konnten.
Auch das Hochladen einer Testdatei war hilfreich. Auf diese Weise konnten wir den genauen Prozess durchspielen, wobei nur ein Mitglied des Teams die Benachrichtigungen erhielt, um genau zu wissen, wie die Benutzeroberfläche aussah und wie sie sich aus Benutzerperspektive, aber auch innerhalb der Benutzeroberfläche, ändern würde Affiliation Managerund wie die Berichte aussehen würden. Die Berichte sind hilfreich, um zu verfolgen, wie gut ORCID wird künftig intern übernommen.
Da wir uns dafür entschieden haben, dass die Benachrichtigungen über das Tool gesendet werden, statt einen Serienbrief zu erstellen, haben wir beschlossen, dass es sinnvoll wäre, einen Tag vor dem Push eine E-Mail zu senden, um Mitarbeiter und Studenten vorzuwarnen. Die Domain war zuvor als lokal gekennzeichnet, aber es gab uns die Möglichkeit anzugeben, dass der Link in der kommenden E-Mail sicher anzuklicken sei, was uns erwartet und welche Vorteile die Erteilung der Erlaubnis hätte. Dies bedeutete zwar, dass man sich mit Bounce-Backs und Abwesenheitsbenachrichtigungen befassen musste, es half jedoch tatsächlich dabei, eine Reihe von E-Mail-Adressen zu aktualisieren, bei denen die Abwesenheitsbenachrichtigungen darauf hinwiesen, dass eine andere E-Mail besser geeignet wäre. Es lohnt sich, dies als zusätzlichen Schritt in Betracht zu ziehen, sofern die Ressourcen verfügbar sind.
Was ist Ihre wichtigste Erkenntnis, die Sie über Ihre Erfahrungen mitteilen möchten?
Die wichtigste Erkenntnis ist, dass die Affiliation Manager Das Projekt war nicht nur nützlich für die direkten Ergebnisse der Verbindung mit mehr Forschern, die bereits über ein Projekt verfügen ORCID iD hat auch viele Gespräche und Verbindungen innerhalb bestehender Teams und Projekte angeregt und so das Bewusstsein für Forscherprofile im Allgemeinen geschärft.
Wir hoffen, dass dieser Funke zu mehr Bekanntheit führen kann, indem Forscherpersonal und Studenten während ihrer gesamten Karriere und in vielen Fällen von Anfang an mehr über die Vorteile und die Anwendung von Forscherprofilen erfahren. Die einheitliche und zugängliche Bereitstellung des Wissens sowie die Vermittlung der unterstützenden Ansprechpartner werden uns hoffentlich dem Ziel näher bringen, den Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter und Studierende langfristig zu reduzieren.
Beiträger
Mareike Wehner
Mareike Wehner (sie/sie) ist Beauftragte für Forschungspublikationsmetriken in den Bibliotheken, Museen und Galerien der Universität Liverpool, Großbritannien. Ihre Rolle konzentriert sich auf universitätsweite Initiativen, die darauf abzielen, das Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Metriken zu fördern, und auf die Art und Weise, wie Forscherprofile Mitarbeitern und Studierenden, die an der Forschung beteiligt sind, dabei helfen können, ihre Forschungsaktivitäten zu organisieren. Zuvor war sie im akademischen Verlagswesen im Bereich Digital Products Management tätig.
