University of Liverpool, založená v roce 1881, je prestižní institucí s intenzivním výzkumem se sídlem v Liverpoolu ve Spojeném království. Univerzita, známá svým závazkem k akademické dokonalosti, nabízí různé vysokoškolské a postgraduální programy. S bohatou historií, pulzujícím životem v kampusu a globálním výhledem podporuje inovace a vědecké úspěchy. S různorodou globální komunitou více než 27,000 4,000 studentů zaměstnává více než XNUMX XNUMX zaměstnanců, včetně akademických i neakademických profesionálů, kteří se věnují poskytování podpůrného vzdělávacího prostředí.
Liverpoolská univerzita se stala an ORCID členem v říjnu 2015 jako součást našeho britského konsorcia vedeného Jisc. Univerzita přidala Affiliation Manager poskytovat přesné údaje o přidružení svým výzkumníkům ORCID evidence. Jako s každým ORCID Univerzita v Liverpoolu je členskou organizací, která má jedinečnou pozici k tomu, aby k nim přidala ověřené informace o příslušnosti svých výzkumníků ORCID evidence. A tím naši členové spolupracují jako distribuovaná globální komunita přispěvatelů ověřených dat, aby zlepšili důvěryhodnost a integritu vědeckého záznamu jako celku.
Nedávno jsme měli možnost vyzpovídat Mareike Wehner, metriku výzkumných publikací na University of Liverpool, o tom, jak využili stávající ORCID přijetí mezi jeho výzkumníky a používané Affiliation Manager—integrační nástroj nevyžadující žádné technické dovednosti, dostupný výhradně pro členové konsorcia—aby bylo zajištěno, že jsou správně přiřazeni a že jejich výzkum je řádně rozpoznán a viditelný. Jejich integrace je z poslední doby dobrým příkladem toho, jak mohou organizace využít Trvalé identifikátory (PID) komplementárním způsobem, v jejich případě pomocí MMR, identifikátor registru výzkumné organizace, který vám pomůže při zpřehlednění přiřazení příslušnosti.
Můžete popsat typ přidružení, které přidáváte do ORCID registr pomocí Affiliation Manager?
Na univerzitě v Liverpoolu jsme si vědomi toho, že mnoho zaměstnanců a studentů postgraduálního výzkumu (PGR) zapojených do výzkumu je již přihlášeno k ORCID iD. V této fázi vlastně nevíme, co nevíme. Například mohou existovat někteří výzkumníci, kteří by náhodou nemuseli být správně spojeni s University of Liverpool, a proto se v určitých zprávách neobjevili.
Cílem je představit Affiliation Manager bylo zajistit, aby zaměstnanci/studenti, kteří mají ORCID iD jsou správně přidruženi k naší instituci – a to jak pro snadnost a přesnost spouštění zpráv v budoucnu, tak pro povzbuzení těch, kteří ještě nemají ORCID iD zaregistrovat se. Ve skutečném push jsme zahrnuli informace ROR, které nám pomohou s přiřazením.
V budoucnu doufáme, že využijeme další integrace. ORCID naznačuje možnost zahrnout publikace pro výzkumné pracovníky, kteří mají povolený přístup, což by se pěkně propojilo s naším CRIS (aktuálním výzkumným informačním systémem). To vyžaduje další zkoumání z naší strany; prvotním cílem je nárokování profilů pro naši instituci.
Proč jste se rozhodli použít Affiliation Manager? Jaký je váš případ použití?
ORCID je bezplatná, nezisková organizace, registrace do an iD je velmi přímočarý a skutečnost, že financi i vydavatelé nejen doporučují, ale někdy vyžadují ověření ORCID ID v jejich systémech nás přiměly k tomu, abychom se s nimi jako s institucí více zabývali. Jeden případ vyvolal debatu konkrétně: Liverpoolský výzkumník publikoval článek, ale kvůli svému čestnému postavení v jiné instituci (a řekl, že instituce využívající Affiliation Manager nárokovat svůj účet) konkrétní publikace byla uvedena pouze pod přidružením jiné instituce, nikoli pod Liverpoolem. Aby bylo jasno: nemáme v úmyslu popohánět výzkumníky tam a zpět, ale spíše o to, aby byly publikace správně přiřazovány, přičemž je ponecháno na výzkumníkovi, zda povolení udělí či nikoli. Když nic jiného, je to skvělá výzva pro každého, kdo má ORCID profilu, aby se přihlásili s aktuálním nastavením.
Inspirováno tímto případem, byla velkou motivací možnost najít a zpracovat data, která již existují, ale v současné době se ztrácejí kvůli špatnému přiřazení afiliací. Rozhodli jsme se zapojit nejen výzkumné pracovníky a pedagogické a výzkumné pracovníky, ale také studenty PGR, protože jsou stejně tak zapojeni do výzkumu. Zvyknout si používat profily jako ORCID od začátku může také pouze pomoci snížit administrativní zátěž. Pro budoucí podněty se snažíme prozkoumat i další typy smluv.
Přesná data samozřejmě hrají klíčovou roli ve strategickém plánování a zajišťují, že instituce ví o skvělých úspěších našich zaměstnanců a studentů zabývajících se výzkumem. The Affiliation Managera s ním i jeho oznámení (nebo jak jsme je nazývali „pozvánky k přidružení“) se zdály být dostatečně snadným nástrojem k tomu, aby bylo možné učinit velké kroky k tomuto uznání a povědomí, protože ORCIDpodporu a dostupné zdroje a také přímočarý proces zasílání samotných oznámení, který jsme provedli prostřednictvím ORCID než ručně prostřednictvím hromadné korespondence.
Jaký byl proces sběru dat? Jak jste to vnitřně koordinovali? Jaký je váš zdroj dat?
Projekt vedl malý tým v rámci otevřeného výzkumného týmu knihovny, který oslovoval další zainteresované strany, jako je marketing, strategické plánování/Business Intelligence, HR a samozřejmě výzkumníci, jak a kdy to bylo potřeba. Malý základní tým usnadnil koordinaci různých kroků, od sběru počátečních dat přes komunikační strategii až po oslovení a konečný tlak.
S pomocí liverpoolského HR týmu byl shromážděn seznam všech výzkumných pracovníků, pedagogických a výzkumných pracovníků a studentů PGR (něco přes 7,000 XNUMX kontaktů). Tabulka také obsahovala informace uvedené v Affiliation Manager navádět mít od začátku co nejúplnější soubor dat. To bylo něco, co byl HR tým schopen poskytnout.
Zjistili jsme, že je velmi užitečné, že e-mailové adresy pro oznámení nemusí být stejné jako adresy an ORCID profil již může být nastaven s. Získat tyto informace by bylo téměř nemožné, ale vytvoření seznamu všech relevantních zaměstnanců/studentů bylo jednoduché.
Čelili jste při používání nástroje nějakým problémům? Jak jste je překonali?
Auto Affiliation Manager sám má velmi jednoduché rozhraní s pouze několika tlačítky, což znamená velmi malou šanci, že se něco pokazí. Jediný problém, který se objevil, byl v testu a také v počátečním úplném nahrání, kdy CSV nebyl přijat tak, jak byl, a vyvolal chyby v poli „disambiguated-organization-identifier“ (např. ROR). The ORCID tým byl velmi nápomocný a okamžitě to opravil, protože jsme nemohli identifikovat chybu na naší straně.
Při ukládání z Microsoft Excel do csv se nějakým způsobem vytvořil prázdný řádek nebo sloupec, takže je to něco, co by mělo být předem otestováno, aby se předešlo problémům v naplánovaný den (viz doporučení níže). Velmi jsme ocenili ORCID okamžitá pomoc týmu!
Co fungovalo při komunikaci s výzkumníky? Jaké poznatky jste získali nebo jaké lekce jste se naučili?
Pro komunikační strategii jsme zvolili mnohostranný přístup:
- Zpravodaj pro všechny zaměstnance
- Intranetová zpráva všech zaměstnanců
- Zpravodaje fakulty/katedry
- Zpravodaj knihovny
- Příspěvek na blogu knihovny
- sociální síte
- Digitální obrazovky na akademické půdě
- Webové stránky věnované profilům výzkumníků
- Přímý e-mail všem dotčeným zaměstnancům/studentům, abyste je informovali o oznámení
Veškerá komunikace s výjimkou digitálních obrazovek na akademické půdě a webových stránek na profilech výzkumníků přímo a pouze souvisela s projektem přidružení. Pro neznalé byly samozřejmě zahrnuty krátké poznámky o tom, co a proč ORCID. Na obrazovkách se však objevila grafika vybízející každého, kdo je zapojen do výzkumu, aby se zaregistroval ORCID iD na prvním místě, zatímco webové stránky jdou do více podrobností v profilech výzkumníků obecně (nejen ORCID ID). Ten je skvělým zdrojem, jak upozornit jak zaměstnance a studenty zapojené do výzkumu, tak i administrativní pracovníky, aby lépe porozuměli souvislostem. Tato část komunikační strategie hraje roli v dlouhodobé iniciativě informující výzkumné pracovníky ORCID pokud ještě nejsou, a přišli na to nejen při uvedení, ale po celou dobu svého působení v Liverpoolu. Cílem je ujistit se, že vědci jsou obeznámeni s ORCID a další profily výzkumníků a mohou je využívat naplno.
Hlavním ponaučením bylo mluvit s co největším počtem lidí z různých oddělení. Díky těmto kolegům byly během cesty přidány položky do komunikační strategie a zpřístupněny nové trasy a možnosti (např. digitální obrazovky v kampusu). Angažovanost a nabízená pomoc byly chvályhodné.
Jak hodláte nástroj nadále používat? Plánujete pravidelné aktualizace?
Ano. Naším plánem je dostávat aktualizované seznamy HR každé tři měsíce a nahrát do nich nový CSV Affiliation Manager. Oznámení pak budou odeslána nevyřízeným kontaktům z předchozích oznámení a také novým zaměstnancům a studentům uvedeným v seznamech.
Máte nějaká doporučení, která byste chtěli sdílet s ostatními členy, kteří plánují tento nástroj používat?
Ujistit se, že máte vše v pořádku, než začnete s komunikací, se osvědčilo. Znamenalo to, že jakmile jsme věděli, že máme vše připraveno, mohli jsme s jistotou stanovit termíny a sdělit je a rychle se pohybovat.
Užitečné bylo i nahrání testovacího souboru. Tímto způsobem jsme mohli prohrát přesný proces s pouhým jedním členem týmu, který obdrží oznámení, abychom přesně věděli, jak rozhraní vypadá a jak se změní z pohledu uživatele, ale také v rámci Affiliation Managera jak by zprávy vypadaly. Přehledy budou cenné pro sledování toho, jak dobře ORCID je interně přijímán do budoucna.
Protože jsme se rozhodli, že oznámení bude zasílat nástroj spíše než hromadnou korespondenci, rozhodli jsme se, že by bylo užitečné odeslat e-mail den předem, abychom zaměstnance a studenty „předběžně varovali“. Doména byla předem označena jako místní, ale dala nám možnost uvést, že na odkaz v připravovaném e-mailu lze bezpečně kliknout, co očekávat a jaké výhody by udělení povolení mělo. I když to znamenalo řešit vrácené zprávy a oznámení o nepřítomnosti, ve skutečnosti to pomohlo aktualizovat řadu e-mailových adres, kde oznámení o nepřítomnosti doporučovala, že by byl vhodnější jiný e-mail. Stojí za to zvážit to jako další krok, pokud jsou k dispozici zdroje.
Jaký je váš hlavní poznatek, o který se chcete podělit o své zkušenosti?
Klíčovým přínosem je, že Affiliation Manager projekt nebyl užitečný pouze pro přímé výsledky spojení s více výzkumníky, kteří již mají ORCID iD, také podnítil mnoho konverzací a spojení v rámci stávajících týmů a projektů, čímž zvýšil povědomí o profilech výzkumníků obecně.
Doufáme, že se tato jiskra může promítnout do většího zviditelnění, kdy se výzkumní pracovníci a studenti dozvídají o výhodách a uplatnění profilů výzkumníků během své kariéry a v mnoha případech i od začátku. Důsledné a dostupné poskytování znalostí a také zavádění kontaktů, které mají pomoci, nás snad přiblíží cíli, kterým je dlouhodobě snížit administrativní zátěž pro zaměstnance a studenty.
Přispěvatel
Mareike Wehnerová
Mareike Wehner (ona/je) je referentkou pro metriky výzkumných publikací v rámci knihoven, muzeí a galerií na University of Liverpool ve Velké Británii. Její role se zaměřuje na celouniverzitní iniciativy zaměřené na podporu povědomí o odpovědném používání metrik a na způsoby, jak mohou profily výzkumníků pomoci zaměstnancům a studentům zapojeným do výzkumu organizovat výzkumné aktivity. Dříve pracovala v akademickém vydavatelském sektoru v oblasti správy digitálních produktů.
