Poslední aktualizace: leden 2020
Revidováno 14. prosince 2019, 21. ledna 2020, schváleno radou 11. února 2020.
1.0 Kontext
Tato charta je politickým dokumentem, který stanoví příslušné role, odpovědnosti a pravomoci úřadu ORCID Představenstvo (jednotlivě i kolektivně) a úředníci při určování směru, řízení a kontroly organizace. Tento dokument odráží a řídí se ORCIDOsvědčení o registraci a předpisy osvobozené od daně IRS 501c3 a zahrnuje naše poslání, hodnoty a zásady. Poskytuje další podrobnostiORCID Stanovy, kterými se řídí v případě konfliktu.
2.0 Poslání a rozsah působnosti rady
Poslání. Rada poskytuje strategické vedení a dohled nad úspěšným plněním mise O RCID.
Rozsah. Správní rada odpovídá za vývoj a pravidelnou aktualizaci ORCIDStrategický plán a pro kontrolu organizačních cílů a politik na vysoké úrovni, které tento plán podporují, za dohled ORCIDorganizační a finanční výkon, zajištění ORCID má finanční zdroje k plnění svého poslání, monitoruje funkci rady, jmenuje výkonného ředitele a
kontrolovat jejich výkon a sloužit jako obhájce komunity ORCID.
Struktura 3.0
ORCID Inc. je zapsána v zákoně Delaware ve Spojených státech a podléhá paragrafu 501 (c) (3) amerického Internal Revenue Code (a odpovídajících předpisů), který stanoví, že nemůže fungovat pro zisk nebo pro zisk soukromých zájmů. ORCID je překonáván představenstvem, aby (i) zajistil ORCID dodržuje požadavky stanovené v našem osvědčení o registraci, (ii) vyhovuje předpisům 501 (c (3), (iii) dodržuje naše poslání, hodnoty a zásady; a v nejlepším zájmu ORCID zúčastněné strany.
Správní rada se skládá z minimálně 11 ředitelů a maximálně 16 ředitelů. Ředitelé představenstva jsou voleni na tříleté funkční období a mohou působit ve dvou po sobě následujících funkčních obdobích. V souladu s ORCIDStanovy a interní zásady nesmí být ředitelům kompenzovány ORCID nebo přidružený k organizaci, která má finanční vztah ORCID jinak než jako ORCID člen nebo věřitel.
Ředitelé jsou podle zákona Delaware pověřeni povinnostmi poslušnosti, péče a loajality:
a) Povinnost poslušnosti: Ředitelé musí být vždy věrní ORCIDmisi a mít o této misi pevné znalosti. Správní rada musí přijmout opatření, která jsou v souladu s ústředními hodnotami a zásadami organizace, a ředitelé jsou pověřeni zajišťováním vynakládání získaných prostředků na plnění ORCIDmise odpovídajícím způsobem.
b) Povinnost péče: ředitel je při rozhodování jako člen představenstva povinen věnovat přiměřenou péči a obezřetnost. Tato povinnost vyžaduje, aby ředitel požadoval dobré informace, kládl tvrdé otázky a účastnil se plánovaných schůzek.
c) Povinnost věrnosti: ředitel musí při rozhodování ovlivňujícím organizaci dávat naprostou oddanost. To znamená, že ředitel musí vždy jednat v nejlepším zájmu ORCID a nemůže používat neveřejné informace získané jako ředitel pro osobní prospěch nebo ve prospěch jiné organizace. Ředitelé musí přísně dodržovat ORCIDZásady střetu zájmů (viz část 10.0)
4.0 Schůze
Stanovy stanoví, že správní rada má zvoleného předsedu, který předsedá všem jejím zasedáním. Představenstvo se schází osobně třikrát ročně. Výbor se může rozhodnout uspořádat další zasedání, pokud to považuje za nezbytné pro účinné plnění svých povinností.
Na každém zasedání je správní radě přidělen čas, aby se sešel na výkonném zasedání, a to bez přítomnosti výkonného ředitele a / nebo jiných zaměstnanců (včetně členů řídícího týmu).
Rozhodnutí představenstva musí být doložena usneseními přijatými na zasedáních představenstva nebo jednomyslným písemným souhlasem. Ty musí tajemník zaznamenat do zápisu ze schůze (pokud existuje) a uložit do podnikové (elektronické) zápisnice.
Tajemník usiluje o to, aby do 14 dnů od zasedání poskytl kopii návrhu zápisu z každého zasedání správní rady předsedovi a aby s plnou radou sdílel zápisy s materiály pro jeho následné zasedání, k přezkoumání a schválení.
5.0 Role představenstva
Správní rada odpovídá za: ORCID členů, výzkumných pracovníků a širší výzkumné a inovační komunity pro ORCIDvýkon. Správní rada vykonává tuto odpovědnost prostřednictvím role správce. Představenstvo deleguje každodenní řízení organizace na výkonného ředitele. Aby mohla plnit svou roli v oblasti správy, má rada odpovědnost za:
a) Dohled nad vývojem a zajišťováním provádění strategických, finančních a provozních plánů pro úspěšné dosažení ORCIDmise.
b) Dohled nad vývojem řízení procesu za účelem identifikace, řízení a monitorování hlavních rizik, kterým organizace čelí.
c) Požadování, aby vedení zavedlo a udržovalo vhodné vnitřní kontroly a informační systémy pro správu.
d) jmenování výkonného ředitele a dalších pracovníků správní rady, vymezení povinností a omezení pravomocí výkonného ředitele a dalších pracovníků správní rady, dohled nad výkonem výkonného ředitele a jeho kontrola a každoroční schvalování jejich odměn.
e) Dohled nad plány nástupnictví a rozvoje managementu výkonného ředitele.
f) Dohled nad procesem, kterým mohou zúčastněné strany a další zúčastněné strany po vyčerpání vnitřních cest eskalovat vážné obavy správní radě nebo jednotlivým ředitelům.
g) Dohled a schvalování výroční zprávy organizace a její distribuce interním a externím zúčastněným stranám.
h) Jmenování stálých a poradních výborů, jak je uvedeno ve stanovách, podle potřeby na podporu jeho činnosti, včetně výkonného výboru, výboru pro audit, jmenovacího výboru a finančního výboru.
i) Jmenování dalších výborů, které rada považuje za nezbytné, aby mohla účinně vykonávat své povinnosti, a delegovat těmto výborům jakoukoli z právomocí rady, které považuje za vhodné a povolené podle práva Delaware, předpisů IRS a stanov.
j) Přijetí, změna nebo zrušení jakýchkoli předpisů organizace a sledování dodržování těchto předpisů organizací a jejích zákonných a fiduciárních povinností podle práva Delaware a zákonů a předpisů upravujících organizace 501 (c) (3).
k) Přijetí nebo změna zásad organizace a sledování dodržování zásad organizací.
l) Další rozhodnutí, která musí být přijata představenstvem, nebo která si může představenstvo vyhradit, musí učinit sama a nejsou jinak delegována na výbor představenstva nebo na vedení.
m) Zajištění toho, aby organizace dodržovala etické politiky, včetně jejích střetů zájmů a zásad oznamovatelů.
n) Pravidelně kontrolovat a hodnotit správu a řízení organizace, včetně jejích zásad správy a účinnosti rady.
6.0 Úloha důstojníků
Úředníky společnosti jsou předseda, tajemník, pokladník a výkonný ředitel. Důstojníky (kromě výkonného ředitele) doporučuje předseda a jsou voleni na výročním zasedání ředitelů na období jednoho roku. Výkonný ředitel slouží k potěšení rady.
6.1 Židle. Předseda zastupuje radu před ORCID členů a sděluje pozici představenstva. Mezi odpovědnosti předsedy patří:
a) Vedení rady v jejích funkcích správy.
b) Spolupráce s výkonným výborem, předsedy výborů a výkonným ředitelem při stanovování priorit a vytváření programů pro jednání rady a jejích výborů.
c) Vedení pravidelného přezkumu účinnosti rady.
d) Působí jako supervizor a provádí roční kontrolu výkonu výkonného ředitele.
e) Doporučování důstojníků ke schválení představenstvem.
f) Doporučení ředitelů výkonnému výboru ke schválení představenstvem.
6.2 Výkonný ředitel. Výkonný ředitel je generálním ředitelem a výkonným ředitelem organizace. Výkonný ředitel je členem správní rady z moci úřední a bez hlasovacího práva. Mezi povinnosti výkonného ředitele patří:
a) Informování a podpora představenstva a jeho výborů v jejich řídících funkcích, včetně poskytování správních a správních orgánů včasným, přesným a relevantním informacím o financích, výkonnosti a řízení rizik organizace.
b) Plnění všech ostatních funkcí výkonného ředitele, jak je uvedeno v popisu pozice výkonného ředitele.
6.3 Tajemník. Správní rada jmenuje každoročně na doporučení výkonného ředitele tajemníka, ke kterému mají přístup všichni ředitelé správní rady. Mezi úkoly tajemníka patří zajištění:
a) Zajišťování oznámení o zasedáních rady.
b) Zajištění záznamu zápisů ze zasedání správní rady a klíčové správní rady
výbory a jejich včasný rozeslání výboru / výboru.
c) Zajištění vedení firemních záznamů a dodržování zákonných a
registrační požadavky spojené s těmito záznamy.
d) Zajistit, aby se volby konaly v souladu se stanovami a zásadami
přijatý správní radou.
6.4 Pokladník. Pokladník je pověřen dohledem nad správou a vykazováním financí a finančních politik organizace ve spolupráci s výkonným ředitelem. Mezi odpovědnosti pokladníka patří:
a) Dohled nad finančním řízením, rozpočtováním a podáváním zpráv, včetně včasného vyplnění a podání formuláře 990 IRS.
b) Dohled nad investiční strategií organizace.
c) Spolupráce s výkonným ředitelem za účelem prezentace finančních konceptů a informací způsobem, který zajistí porozumění všem ředitelům na každém zasedání představenstva a zasedání výkonného výboru.
7.0 Výbory představenstva
Výbor zřídil několik výborů, které mu mají pomáhat při výkonu jeho pravomocí, včetně odpovědností uvedených v 3.0 výše.
Stálými výbory rady jsou:
a) Výkonný výbor: poskytuje vedení vedení a dohled nad organizací mezi zasedáními představenstva, včetně finančního přezkumu, zpráv výboru, přezkoumání nových iniciativ, agend představenstva a provádí akce podle pokynů představenstva.
b) Výbor pro audit: doporučuje zásady týkající se výběru a monitorování ORCIDNezávislí auditoři, dohlížejí na vnitřní finanční kontroly a řízení rizik, dohlížejí na roční audit a radí pokladníkovi s přípravou a předkládáním finančních zpráv a podání vyžadovaných zákonem.
c) Výbor pro jmenování: identifikujte, najímejte, prověřujte, kontrolujte a doporučujte kandidáty kvalifikované pro výkon funkce ředitele.
d) Finanční výbor: poskytuje radě doporučení ohledně rozpočtování a finančního plánování, podávání zpráv a záruk.
Výbor může příležitostně zřídit výbory výboru ad hoc, které se budou zabývat záležitostmi zvláštního významu nebo vykonávat přenesenou pravomoc výboru. Výbor určí charty stálých a ad hoc výborů výboru, které stanoví role a odpovědnosti každého výboru. Výbor určí složení a složení výborů výboru s ohledem na pracovní vytížení, dovednosti a zkušenosti a veškeré regulační požadavky. Všichni kromě výkonného výboru mohou zahrnovat externí neřízené účastníky. Výbory, které zahrnují členy, kteří nejsou členy správní rady, mají buď poradní povahu a nemohou zavázat správní radu, nebo členové, kteří nejsou členy správní rady, nemohou hlasovat.
8.0 Výkon desky
Představenstvo bude pravidelně hodnotit a přezkoumávat výkonnost představenstva a jeho výborů podle výše uvedených povinností. Předseda a výkonný ředitel jsou odpovědní za zařazení nových ředitelů. Předseda může vést výstupní rozhovory.
9.0 Hodnoty a etika
ORCID je založen na hodnotách inkluze, důvěry, vytrvalosti, rozmanitosti, globální perspektivy, transparentnosti a otevřenosti. Očekává se, že ředitelé tyto hodnoty začlení do své práce ORCIDa dodržovat nejvyšší standardy etického chování. Představenstvo podporuje a podporuje politiky v rámci organizace, které vyžadují, aby ředitelé a zaměstnanci dodržovali vysoké standardy osobní integrity a projevovali poctivost při jednání.
10.0 Střet zájmů
Očekává se, že ředitelé oznámí jakoukoli akci, pozici nebo zájem, které jsou v rozporu se zájmem ORCID, nebo podle našich zásad pro konflikt zájmů vypadá konflikt.
11.0 Přezkoumání chart
Stanovy představenstva a výborů budou představenstvem přezkoumávány každé dva roky nebo podle potřeby.