Jak je popsáno v Průvodce správou organizace člena portálu , než budete moci přidat údaje o přidružení k vašemu výzkumníkovi ORCID záznamy, musí vaši výzkumní pracovníci nejprve udělit vaší organizaci oprávnění upravovat své záznamy kliknutím na přizpůsobený odkaz vygenerovaný portálem člena.
Ačkoli členský portál generuje odkazy na oprávnění, vaše organizace je musí poslat e-mailem vašim výzkumným pracovníkům. Odesílání těchto e-mailů z e-mailové domény vaší organizace (v ideálním případě) pomocí značky vaší organizace poskytuje výhody, včetně:
- Vyšší pravděpodobnost, že e-maily budou úspěšně doručeny a otevřeny
- Snížená pravděpodobnost, že vědci budou e-maily považovat za potenciální pokusy o spam nebo phishing
- Schopnost plně přizpůsobit zprávu a design podle potřeb a zásad vaší organizace
Pokyny k obsahu e-mailu s oprávněním
Požadovaný
- Stručné vysvětlení účelu zprávy
- Odkaz na povolení vygenerovaný portálem člena, přizpůsobený pro každého výzkumného pracovníka (identifikovaný e-mailovou adresou v Soubor CSV stažený z členského portálu)
- Kroky potřebné k udělení povolení
- Stručné vysvětlení toho, co se stane po udělení povolení
- Kontaktní místo ve vaší organizaci pro pomoc nebo dotazy týkající se vaší ORCID
- Odkaz na další informace o ORCID
- Prohlášení / odkaz na zásady ochrany osobních údajů vysvětlující, že zásady ochrany osobních údajů vaší organizace se vztahují na údaje o přidružení nahrané na členský portál. ORCIDZásady ochrany osobních údajů platí pro data až po přidání do ORCID Registr. V případě ORCID Členský portál, ORCID je zpracovatelem dat; vaše organizace je považována za správce údajů.
- Jakýkoli jiný text nebo odkazy, jak to vyžadují zásady hromadného e-mailu vaší organizace
Doporučená
- Značky vaší organizace (například v záhlaví / zápatí zprávy)
- Pozdrav přizpůsobený jménem výzkumníka
- Prohlášení o institucionální podpoře pro ORCID
- Odkazy na další informace o vaší organizaci ORCID iniciativa
Odesílání e-mailů o povolení
Prostřednictvím hromadného e-mailového nástroje vaší organizace (doporučeno)
Mnoho organizací poskytuje nástroje / služby pro hromadné odesílání e-mailů. Poraďte se prosím s komunikačními, marketingovými a / nebo IT týmy vaší organizace, abyste zjistili, které nástroje jsou k dispozici a jaké zásady použití pro tyto nástroje existují.
Při posuzování dostupných nástrojů mějte na paměti, že tento nástroj musí podporovat import a dynamické vkládání odkazů na oprávnění generovaných portálem členů.
Prostřednictvím e-mailového účtu organizace
Pokud vaše organizace neposkytuje nástroj pro hromadný e-mail, můžete používat běžný e-mailový účet organizace. Upozorňujeme, že některé e-mailové služby omezují počet zpráv, které můžete odeslat ze svého účtu.
Obecná dokumentace pro odesílání hromadných e-mailů pomocí oblíbených podnikových e-mailových služeb je uvedena níže, ORCID neposkytuje podporu pro používání těchto služeb. Pokyny k zasílání hromadných e-mailů najdete v dokumentaci vaší organizace nebo v týmu IT.
výhled
Hromadná korespondence s Microsoft Word (vyžaduje povolenou podporu MAPI)
Gmail nepodporuje funkce „hromadné korespondence“ ihned po vybalení, na GSuite Marketplace je však k dispozici několik doplňků, včetně Ještě další hromadná korespondence
Gmail
Ukázkový text zprávy
Podívejte se na naši doporučenou šablonu e-mailu níže nebo si ji zobrazte v Dokumentech Google zde. Je důležité ponechat akci, kterou chcete, aby vaši výzkumníci provedli (klikněte na odkaz a udělte svolení), v horní části e-mailu. Umístěte další informace dále na stránku, abyste maximalizovali šanci, že budou e-mail sledovat a nebudou zahlceni informacemi.